RUJUKAN SISTEM FAIL UMK

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN 

(Nota:  Berasaskan UTHM, Februari 2007)

 

 

Universiti Malaysia Kelantan

Karung Berkunci 36

16109 Pengkalan Chepa

Kelantan

 

Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod HouseKeeping

 

 

 

 100

Pentadbiran

 200

Bangunan Dan Harta

 300

Kelengkapan Dan Bekalan

 400

Kewangan

 500

Perjawatan/Perkhidmatan

 

  Sistem Fail Bagi Rekod-Rekod Fungsi Utama

(Functional Records)

 

 

 

 600

Fungsi-Fungsi Utama / Khas  - Hal Ehwal Akademik

 

 

   

 Contoh

No. Rujukan Fail - UMK/B01/400 - 23/2  JLD 2 (1)

                 

Kod                            Perkara

UMK                          Universiti Malaysia Kelantan

B01                            Pejabat Canselori

400                            Hal yang berkaitan Kewangan

23                              Kumpulan Wang – Am

2                                Kumpulan Wang Amanah

JLD                           Jilid

2                                No. Jilid

(1)                             Bilangan

 

No. Rujukan Fail - UMK/B02/500 - 13/2 (1)

 

Kod                            Perkara

UMK                          Universiti Malaysia Kelantan

B02                            Pejabat Pendaftar

500                            Perjawatan/Perkhidmatan

13                              Laporan dan Perangkaan – Am

2                                Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

(1)                             Bilangan

 

No. Rujukan Fail - UMK/B03/S/100 - 9/12  JLD 2 (1)

 

Kod                            Perkara

UMK                          Universiti Malaysia Kelantan

B03                            Pejabat  Bendahari

S                                Fail Sulit

100                            Pentadbiran

9                                Jawatankuasa

12                              Jawatankuasa Pengurusan Universiti

JLD                           Jilid

2                                No. Jilid

(1)                             Bilangan

 

Nama PTJ dan Kod di Universiti

 

 

NAMA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

KOD

CATATAN

(a). BUKAN AKADEMIK

 

 

Pejabat Canselori

B01

 

Pejabat Pendaftar

- Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

- Bahagian Pembangunan Organisasi

- Bahagian Pengurusan Akademik

- Bahagian Keselamatan

B02

B02.01

B02.02

B02.03

B02.04

 

Pejabat Bendahari

B03

 

Perpustakaan

B04

 

Perkhidmatan ICT

B05

 

Pembangunan Infra dan Perkhidmatan

B06

 

Pejabat Pengurusan Akademik

B07

 

Pejabat Hal Ehwal Pelajar (HEP)

B08

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(b). AKADEMIK

 

 

Fakulti Keusahawanan & Perniagaan

A01

 

Fakulti Teknologi Kreatif & Warisan

A02

 

Fakulti AgroIndusri & Sumber Asli

A03

 

Pusat Pengajian Bahasa & Pembangunan Insaniah

A04

 

Institut Perusahan Kecil & Sederhana (ISME)

A05

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAHAGIAN 1

 

KATEGORI I = 100

 

KOD 100  - PENTADBIRAN

 

Nombor dan Perkara Utama :100 – 1 hingga 100 - 39

Meliputi pelbagai perkara berkaitan dengan urusan dan perkhidmatan pentadbiran, enakmen dan perundangan, persatuan-persatuan, jawatankuasa, persidangan dan sebagainya.

No. Utama                  Perkara Utama

 

100 – 1                        Pentadbiran Am

100 – 2                        Akta dan Perundangan – Am

100 – 3                        Akta dan Perundangan – Jabatan/Kementerian

100 – 4                        Akta dan Perundangan – Persekutuan

100 – 5                        Akta dan Perundangan – Negeri

100 – 6                        Arahan, Pekeliling, Peraturan, Perintah

100 – 7                        Tindakan Darurat

100 – 8                        Hubungan Awam dan Seranta

100 – 9                        Jawatankuasa

100 – 10                      Kafetaria dan Kemudahan Tempat Makan

100 – 11                      Kemalangan – Am

100 – 12                      Kemalangan – Kenderaan

100 – 13                      Kempen dan Rayuan

100 – 14                      Kerjasama dan Perhubungan – Am

100 – 15                      Kerjasama dan Perhubungan – Antarabangsa

100 – 16                      Kerjasama dan Perhubungan – Dalam Negeri

100 – 17                      Kerjasama dan Perhubungan – Pusat Latihan Tinggi

100 – 18                      Keselamatan – Am

100 – 19                      Keselamatan - Fisikal

100 – 20                      Keselamatan – Kakitangan

100 – 21                      Laporan dan Perangkaan – Am

100 – 22                      Laporan dan Perangkaan -  Bulanan

100 – 23                      Laporan dan Perangkaan – Mingguan

100 – 24                      Laporan dan Perangkaan – Suku Tahunan

100 – 25                      Laporan dan Perangkaan –Tahunan

100 – 26                      Lawatan dan Pelancongan

100 – 27                      Lencana, Emblem dan Bendera

100 – 28                      Urusan Parlimen

100 – 29                      Pengangkutan /Perjalanan

100 – 30                      Penghargaan /Aduan /Pertanyaan

100 – 31                      Perayaan, Pesta

100 – 32                      Perjanjian

100 – 33                      Perhubungan –Am

100 – 34                      Perhubungan – Telefon

100 – 35                      Pertubuhan, Kelab, Persatuanx

100 – 36                      Persidangan, Mesyuarat, Simposium

100 – 37                      Rancangan dan Program

100 – 38                      Pengurusan Rekod

100 – 39                      Syarikat, Firma, Koperasi

 

 

100 – 1            PENTADBIRAN AM

 

Meliputi perkara-perkara am yang berkaitan dengan fungsi dan aktiviti pentadbiran yang tidak terdapat di bawah mana-mana perkara.

 

100 – 1/0         Dasar

100 – 1/1         Am

100 – 1/2         Singkatan dan Gelaran

100 – 1/3         Kehilangan dan Kecurian

100 – 1/4         Prosedur Pejabat / Kolej

100 – 1/5         Prosedur Pejabat peringkat Fakulti/Bhgian/Kampus

100 – 1/6         Penerimaan/Pengiriman

100 – 1/7         Pengawalan/Kebersihan

100 – 1/8         Pembaziran dan Penjimatan

 

 

100 – 2            AKTIVITI PERUNDANGAN – AM

 

Meliputi surat menyurat yang berkaitan dengan akta perundangan, hujah-hujah, ucapan-ucapan Seri Paduka, by Laws dan sebagainya.

 

100 – 2/0         Dasar

100 – 2/1         Am

100 – 2/2         Ucapan Lembaga Pengarah UMK

100 – 2/3         Ucapan Rasmi Rektor UMK

100 – 2/4         Ucapan Rasmi Ketua Bhgian /Fakulti/Pejabat/Pusat

 

 

100 – 3            AKTA PERUNDANGAN – JABATAN KEMENTERIAN

 

Meliputi bil, akta dan perundangan Jabatan/Kementerian, surat menyurat, kertas kerja, laporan dan sebagainya yang diwujudkan untuk penyediaan akta dan pindaannya.

 

100 – 3/0         Dasar

100 – 3/1         Am

100 – 3/2         Akta UMK

100 – 3/3         Akta Arkib Negara

100 – 3/4         Akta Pemelihara Buku

100 – 3/5         Akta Pencen

 

100 – 4            AKTA PERUNDANGAN – PERSEKUTUAN

                      

Meliputi bil, akta dan perundangan yang dikeluarkan oleh Kerajaan Persekutuan.

 

100 – 4/0         Dasar

100 – 4/1         Am

 

                       

100 – 5            AKTA PERUNDANGAN – NEGERI

                       

Meliputi bil, akta perundangan negeri.

 

100 – 5/0         Dasar

100 – 5/1         Am

100 – 5/2         Akta Negeri-Negeri

 

 

100 – 6            ARAHAN, PEKELILING, PERATURAN, PERINTAH

Meliputi arahan, pekeliling, peraturan dan perintah yang diwujudkan.

 

100 – 6/0         Dasar

100 – 6/1         Am

100 – 6/2         Pekeliling Naib Canselor UMK

100 – 6/3         Pekeliling Pengurusan

100 – 6/4         Pekeliling Bendahari

100 – 6/5         Pekeliling Am Kerajaan

100 – 6/6         Pekeliling Perkhidmatan

100 – 6/7         Pekeliling Perbendaharaan

100 – 6/8         Pekeliling Dari Kerajaan Negeri/Persekutuan

100 – 6/9         Lain-lain Pekeliling

 

 

100 – 7            TINDAKAN DARURAT

 

Meliputi surat menyurat berkaitan dengan polisi dan perancangan UMK dalam meneruskan operasi UMK.  Semasa keadaan darurat, tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk memberi bantuan; tindakan berjaga-jaga dan pertahanan.

 

100 – 7/0         Dasar

100 – 7/1         Am

100 – 7/3         Bencana Alam

100 – 7/4         Panduan Ketika Darurat

100 – 7/5         Panduan Kecemasan

           

 

100 – 8            HUBUNGAN AWAM DAN SERANTA

 

Meliputi perkara pentadbiran hal ehwal awam dan perhubungan seranta, edaran maklumat mengenai UMK, siaran akhbar, pertunjukan wayang gambar, siaran radio dan TV, melayan pertanyaan pelbagai daripada orang awam, pertubuhan luar, agensi-agensi Kerajaan, memberi ceramah dan sebagainya.

 

100 – 8/0         Dasar

100 – 8/1         Am

100 – 8/2         ............

100 – 8/3         Taklimat

100 – 8/4         Mailing List

100 – 8/5         Buletin

100 – 8/6         Keratan Akhbar

100 – 8/7         Gambar Peristiwa

100 – 8/8         Siaran Akhbar (Press Release)

100 – 8/9         Berita UMK (Keseluruhannya)

100 – 8/10       Penerbitan oleh Fakulti/Pejabat/Pusat/Bahagian

100 – 8/11       Penerbitan Luar UMK

100 – 8/12       Ceramah / Penerangan

100 – 8/13       Organisasi UMK (Berkenaan UMK)

 

 

100 – 9            JAWATANKUASA

 

Meliputi surat menyurat mengenai perjawatan, pertubuhan organisasi, fungsi, agenda notis, minit, laporan dan sebagainya berkaitan dengan sesuatu Lembaga Jawatankuasa Kerja dan sebagainya.

 

100 – 9/0         Dasar

100 – 9/1         Am

100 – 9/3         Majlis UMK / Lembaga

100 – 9/4         Jawatankuasa Kakitangan

100 – 9/5         Jawatankuasa Penyelarasan Pengurusan Universiti

100 – 9/5/1      Jawatankuasa Peringkat Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat

100 – 9/6         Lembaga Peperiksaan UMK

100 – 9/6/1       J/Kuasa Pengajian Sarjana Muda

100 – 9/6/2       J/Kuasa Pengajian Siswazah

100 – 9/6/3       J/Kuasa tetap Khas TNC (A)

100 – 9/7      Jawatankuasa RMK

100 – 9/7/0      Jawatankuasa RMK 8

100 – 9/7/1      Jawatankuasa RMK 9

100 – 9/7/2      Jawatankuasa RMK 10

100 – 9/8         Imej Korporat

100 – 9/9         Lembaga Tatatertib Staf

100 – 9/10       Lembaga Tatatertib Pelajar

100 – 9/11       Jawatankuasa Sebutharga

100 – 9/12       Jawatankuasa Pengurusan Universiti

100 – 9/13       Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan

100 – 9/14       Jawatankuasa Sistem Maklumat Kewangan Universiti

100 – 9/15       Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun

 

 

100 – 10          KAFETARIA DAN KEMUDAHAN TEMPAT MAKAN

Meliputi surat menyurat mengenai pengurusan kafetaria, kantin dan kemudahan tempat makan yang lain.

 

100 – 10/0       Dasar

100 – 10/1       Am

100 – 10/2      ...............

100 – 10/3       Kantin

100 – 10/4       Kafetaria

100 – 10/5       Senarai Harga, Menu

100 – 10/6       Lain-lain Tempat Makan

 

 

100 – 11          KEMALANGAN - AM

Termasuk kemalangan kapal terbang, bot, keretapi.  Kemalangan peralatan yang digunakan dan sebagainya.  Meliputi juga laporan-laporan , penyiasatan, tuntutan, tindakan-tindakan keselamatan.

 

100 – 11/0       Dasar

100 – 11/1       Am

100 – 11/2       .............

100 – 11/3       Pencegahan dan Keselamatan dari Kebakaran

 

100 – 12          KEMALANGAN – KENDERAAN - AM

Meliputi polisi, panduan dan surat menyurat berkaitan dengan kemalangan kenderaan, tindakan keselamatan dan sebagainya.

 

100 – 12/0       Dasar

100 – 12/1       Am

100 – 12/2       ............

100 – 12/3       Pencegahan dan Keselamatan Jalanraya

100 – 12/4       Kemalangan Dalam Kampus

100 – 12/5       Kemlangan Jalanraya

 

 

100 – 13          KEMPEN, SUMBANGAN DAN RAYUAN

 

Meliputi kempen-kempen mengenai tabung darah, Kempen Amanah Saham Nasional dan sebagainya.

 

100 – 13/0       Dasar

100 – 13/1       Am

100 – 13/2       ...........

100 – 13/3       Kempen Amanah Saham Nasional kepada staf dan pelajar

100 – 13/3       Lain-lain Rayuan/Derma

 

 

100 – 14          KERJASAMA DAN PERHUBUNGAN - AM

 

Meliputi perhubungan dan kerjasama dari badan-badan luar dan sebagainya.

 

100 – 14/0       Dasar

100 – 14/1       Am

100 – 14/2       Kerjasama Peringkat Fakulti, Pejabat, Pusat dan Bahagian dengan badan luar

100 – 14/2/0    Dasar

100 – 14/2/1    Am

100 – 14/2/2    Kementerian Pendidikan Tinggi

100 – 14/2/3    Arkib Negara Malaysia

100 – 14/2/4    Latihan Praktik (Untuk Fakulti, Pejabat, Pusat dan Bahagian yang terlibat sahaja)

 

100 – 15          KERJASAMA DAN PERHUBUNGAN - ANTARABANGSA

 

Meliputi aktiviti-aktiviti kerjasama dan perhubungan dengan negara-negara luar dan pertubuhan-pertubuhan Antarabangsa seperti ASEAN dan sebagainya.

 

100 – 15/0       Dasar

100 – 15/1       Am

100 – 15/2       Singapura

100 – 15/3       Brunei

100 – 15/4       Indonesia

100 – 15/5       UNESCO

100 – 15/6       United Kingdom

100 – 15/7       Kerjasama Peringkat Fakulti, Bahagian, Kampus dengan Peringkat Antarabangsa

 

 

100 – 16          KERJASAMA DAN PERHUBUNGAN – DENGAN JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN

 

Meliputi aktiviti-aktiviti kerjasama dan perhubungan dengan negara-negara luar dan pertubuhan-pertubuhan Antarabangsa seperti ASEAN dan sebagainya.

 

100 – 16/0       Dasar

100 – 16/1       Am

100 – 16/2       JPM

100 – 16/2/1    Am

100 – 16/2/2    JPA

100 – 16/2/3    EPU

100 – 16/2/4    MAMPU

100 – 16/3       MARA

100 – 16/4       Kerajaan-Kerajaan Negeri

100 – 16/4/1    Selangor

100 – 16/4/2    Negeri Sembilan

100 – 16/4/3    Melaka

100 – 16/4/4    Pahang

100 – 16/4/5    Perak

100 – 16/4/6    Kelantan

100 – 16/4/7    Terengganu

100 – 16/4/8    Sabah

100 – 16/4/9    Sarawak

100 – 16/4/10  Kedah

100 – 16/4/11  Perlis

100 – 16/5       Kerjasama Hubungan Peringkat Fakulti, Bahagian, Kampus dengan lain-lain Agensi/Kementerian/Jabatan Kerajaan.

 

 

100 – 17          KERJASAMA DAN PERHUBUNGAN – DENGAN PUSAT LATIHAN TINGGI/ IPTA

Meliputi perhubungan dan  kerjasama dengan Universiti, Kolej, Sekolah, Institusi-institusi lain dan sebagainya.

 

100 – 17/0       Dasar

100 – 17/1       Am

100 – 17/2       Universiti-Universiti Tempatan

100 – 17/2/1    Am

100 – 17/2/2    UM

100 – 17/2/3    UPM

100 – 17/2/4    UTM

100 – 17/2/5    UKM

100 – 17/2/6    UUM

100 – 17/2/7    UIA

100 – 17/2/8    UNIMAS

100 – 17/2/9    USIM

100 – 17/2/10  UNIMAP

100 – 17/3       UiTM/Kolej-Kolej Swasta

100 – 17/4       Lain-lain Universiti dari Luar Negeri

100 – 17/5       INTAN

100 – 17/6       Lain-lain kerjasama Perhubungan Bahagian, Fakulti, Pejabat, Pusat dengan Lain-Lain Institusi contoh Politeknik dan sebagainya.

 

100 – 18          KESELAMATAN - AM

 

Meliputi pentadbiran peraturan-peraturan keselamatan, dokumen, pengedaran maklumat dan sebagainya.

 

100 – 18/0       Dasar

100 – 18/1       Am

100 – 18/2       Peringkat Bahagian, Fakulti, Pejabat, Pusat dan Kampus luar sahaja.

100 – 18/3       Pemberian Maklumat

100 – 18/4       Penetapan Taraf Maklumat dan Surat-surat

 

Nota – Bahagian Keselamatan, Pejabat Pendaftar perlu ambil perhatian kod ini.

 

 

100 – 19          KESELAMATAN - FISIKAL

 

Meliputi surat menyurat mengenai keselamatan fisikal bangunan, pemasangan alat-alat keselamatan seperti sisitem ’alarm’, kunci, mangga, keperluan keselamatan untuk kawasan terhad dan sebagainya.

 

100 – 19/0       Dasar

100 – 19/1       Am

100 – 19/2       Sistem Keslematan

100 – 19/3       Arahan dan Peraturan Keselamatan

100 – 19/4       Laporan Kehilangan/Kecurian

100 – 19/5       Laporan Kerosakan Sistem Keselamatan

100 – 19/6       Lain-lain Laporan Kecuaian

100 – 19/7       Laporan Kerosakan/Penyelahgunaan Hartabenda/Lain-lain Kemudahan

 

Nota – Bahagian Keselamatan, Pejabat Pendaftar perlu ambil perhatian kod ini

 

 

100 – 20          KESELAMATAN – KAKITANGAN/STAF

 

Meliputi pentadbiran tindakan keselamatan kakitangan iaitu mengenai tapisan keselamatan, pas keselamatan, sap jari, kes fail dan sebagainya.

 

100 – 20/0       Dasar

100 – 20/1       Am

100 – 20/2       Tapisan Keselamatan

100 – 20/3       Pos-Pos Keselamatan

100 – 20/4       Pas Keselamatan

 

Nota – Bahagian Keselamatan, Pejabat Pendaftar perlu ambil perhatian kod ini.

 

 

100 – 21          LAPORAN DAN PERANGKAAN - AM

 

Meliputi laporan dan perangkaan perancangan hal pentadbiran.

 

100 – 21/0       Dasar

100 – 21/1       Am

100 – 21/2       Laporan Mengikut Bilangan Tahun/Pertengahan Tahun

 

 

100 – 22          LAPORAN DAN PERANGKAAN - BULANAN

 

Meliputi laporan dan perangkaan bulanan pentadbiran.

 

100 – 22/0       Dasar

100 – 22/1       Am

100 – 22/2       Laporan Bulanan Fakulti

100 – 22/2/1    Am

100 – 22/3       Laporan Bulanan Pejabat

100 – 22/3/1    Am

 

 

100 – 23          LAPORAN dan Perangkaan - Mingguan

 

Meliputi laporan dan perangkaan mingguan.

 

100 – 23/0       Dasar

100 – 23/1       Am

100 – 23/2       Laporan Mingguan Fakulti

100 – 23/2/1    Am

 

100 – 24          LAPORAN DAN PERANGKAAN – SUKU TAHUN

Meliputi laporan dan perangkaan SukuTahun.

 

100 – 24/0       Dasar

100 – 24/1       Am

100 – 24/2       Laporan SukuTahun ke Jabatan Kerajaan.

 

 

100 – 25          LAPORAN DAN PERANGKAAN – TAHUNAN

Meliputi laporan dan perangkaan UMK surat-menyurat dan dokumen yang berkaitan.

 

100 – 25/0       Dasar

100 – 25/1       Am

100 – 25/2       Laporan Tahunan Universiti

100 – 25/2/1    Am

100 – 25/3       Laporan Tahunan Fakulti

100 – 25/3/1    Am

 

 

100 – 26          LAWATAN DAN PELANCONGAN

Meliputi surat menyurat mengenai persediaan lawatan, aturcara lawatan, laporan lawatan, lawatan ke luar negeri dan kedatangan pelawat-pelawat, lawatan di Raja, lawatan-lawatan Ketua Negara dan lawatan orang

orang kenamaan yang lain.

 

100 – 26/0       Dasar

100 – 26/1       Am

100 – 26/2       Lawatan Di Raja

100 – 26/3       Pelawat-Pelawat Dari Universiti-universiti Dari Luar Negeri

100 – 26/4       Lawatan Ahli LPU

100 – 26/5       Lawatan Pihak Luar Ke Fakulti/Pejabat/Pusat/Bahagian

100 – 26/6       Lawatan/Pelancongan Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat dan Kampus Bandar

100 – 26/6/1    Am

100 – 26/6/2    Dalam Negeri

100 – 26/6/3    Ke luar Negeri

 

Nota – Bahagian Perhubungan Korporat perlu mengambil perhatian akan kod ini.

 

 

100 – 27          LOGO, EMBLEM DAN BENDERA

 

Meliputi surat menyurat mengenai penggunaan, logo, emblem, bendera dan sebagainya.

 

100 – 27/0       Dasar

100 – 27/1       Am

100 – 27/2       Logo/UMK

100 – 27/3       Sticker /Pelekat Kenderaan UMK

100 – 27/4       Hadiah, Cenderamata

 

 

100 – 28          URUSAN PARLIMEN

 

Meliputi keputusan-keputusan Parlimen yang melibatkan UMK, memorandum mengenai keputusan kabinet, agenda kabinet, pertanyaan Parlimen, soalan dan jawapan ’motion for papers’.

 

100 – 28/0       Dasar

100 – 28/1       Am

100 – 28/2       Pertanyaan UMK di Dewan Rakyat

100 – 28/3       Keputusan kabinet yang melibatkan Pentadbiran dan Polisi UMK

 

Nota – Pejabat Pendaftar dan Pejabat Canselori perlu mengambil perhatian akan kod ini.

 

 

100 – 29          PENGANGKUTAN / PERJALANAN

Meliputi permohonan membuat perjalanan, tempahan tempat penginapan, cara pengangkutan, arahan/peraturan/panduan perjalanan, polisi penggunaan jenis kenderaan seperti teksi/kereta sendiri dan sebagainya,

urusan pasport, visa dan lain-lain.

 

100 – 29/0       Dasar

100 – 29/1       Am

100 – 29/2       Peraturan & Arahan Perjalanan

100 – 29/3       Tempat Penginapan

100 – 29/4       Urusan Passport/Visa

100 – 29/5       Urusan Perjalanan Peringkat Bahagian, Fakulti, Pejabat, Pusat

100 – 29/6       Kad Kredit

 

Nota – Pejabat Bendahari dan Pejabat Pendaftar perlu mengambil perhatian akan kod ini.

 

 

100 – 30          PENGHARGAAN/ADUAN /PERTANYAAN

 

Termasuk surat-surat penghargaan, pengiktirafan, aduan, ucapan tahniah, takziah, kad-kad greeting, statemanior, jaminan dan sebagainya.

 

100 – 30/0       Dasar

100 – 30/1       Am

100 – 30/2       Surat-surat Penghargaan

100 – 30/3       Surat-surat Aduan/Pertanyaan/Kritik dan lain-lain

100 – 30/4       Surat-surat Takziah/Tahniah

100 – 30/5       Surat/Kad Ucapan untuk sesuatu Perayaan

100 – 30/6       Surat-surat Pengiktirafan

100 – 30/7       Surat Akuan

100 – 30/7/1    Am

100 – 30/7/2    Surat Akuan Kakitangan

100 – 30/7/3    Surat Akuan Pelajar

 

 

100 – 31          PERAYAAN, PESTA

 

Termasuk ucapan-ucapan tertentu, upacara pelancaran, perletakan batu asas, perayaan ulangtahun kemerdekaan dan sebagainya.

  

100 – 31/0       Dasar

100 – 31/1       Am

100 – 31/2       Konvokesyen

100 – 31/3       Pesta Konvokesyen

100 – 31/4       Hari Keluarga

100 – 31/5       Hari Kemerdekaan/Diambang Kemerdekaan

100 – 31/6       Sambutan Hari Raya

100 – 31/7       Lain-lain Perayaan/Keraian

100 – 31/8       Perletakan Batu Asas

 

 

100 – 32          PERJANJIAN

 

Mengandungi surat menyurat mengenai perjanjian-perjanjian UMK peringkat negeri, antarabangsa, perbandaran dan sebagainya.  Termasuk dokumen-dokumen perjanjiandan sebagainya.

 

100 – 32/0       Dasar

100 – 32/1       Am

100 – 32/2       Perjanjian/Perjanjian UMK

100 – 32/2/1    Am

100 – 32/2/2    Lain-lain

100 – 32/3       Perjanjian Dengan Orang Perseorang/Syarikat

100 – 32/4       Perjanjian Dengan Kerajaan/Agensi Kerajaan

100 – 32/5       Perjanjian Sewa Kampus UMK

 

 

100 – 33          PERHUBUNGAN – AM

 

Mengandungi surat menyurat mengenai pentadbiran perolehan alat perhubungan, pemasangan, penyelenggaraan, operasi dan penggunaan kemudahan dan perkhidmatan perhubungan termasuk Pekeliling-Pekeliling,

Telekom dan sebagainya.

 

100 – 33/0       Dasar

100 – 33/1       Am

100 – 33/2       Arahan Jabatan Telekom

100 – 33/3       Alat-alat Perhubungan

 

100 – 34          PERHUBUNGAN – TELEFON

 

Mengandungi surat menyurat mengenai pentadbiran, perolehan pemasangan, penyelenggaraan, operasi dan penggunaan kemudahan sistem telefon dan telefon radio.Pekeliling, Telekom dan sebagainya.

 

100 – 34/0       Dasar

100 – 34/1       Am

100 – 34/2       Buku Panduan Telefon

100 – 34/3       Pemasangan Alat-alat

100 – 34/4       Sistem Nombor Telefon

100 – 34/5       Lain-lain Urusan Penyelenggaraan Telefon dan Alat Perhubungan

100 – 34/6       Lain-lain Alat Perhubungan Jenis Telefon

100 – 34/7       Pemasangan Alat-alat

 

 

100 – 35          PERTUBUHAN, KELAB, PERSATUAN

 

Mengandungi proses pertubuhan, kelab dan persatuan, minit-minit mesyuarat, laporan tahunan, penyata kewangan, nama-nama ahli yuran.  Termasuk, pertubuhan, persekutuan ’foundation’, leagues, orders dan

organisasi-organisasi.

 

100 – 35/0       Dasar

100 – 35/1       Am

100 – 35/2       KERiS

100 – 35/3       Kelab Badan Kebajikan Universiti/di peringkat Fakulti/Pusat/Pejabat/Bahagian

100 – 35/3/1    Am

100 – 35/3/2    ............

100 – 35/3/3   Koperasi UMK

100 – 35/4       Persatuan Pertubuhan Di Luar UMK

100 – 35/5       Alumni UMK

100 – 35/6       PENTAS

 

 

 

100 – 36          PERSIDANGAN, MESYUARAT, SIMPOSIUM

 

Mengandungi surat menyurat mengenai penubuhan, organisasi, fungsi, agenda, minit, laporan, penyertaan persidangan, mesyuarat, simposium dan seminar.  Untuk mesyuarat-mesyuarat pertubuhan, kelab, persatuan

lihat di bawah ’Pertubuhan, Kelab, Persatuan 100 – 35.  Untuk mesyuarat jawatankuasa lihat di bawah 100 – 9.

 

100 – 36/0       Dasar

100 – 36/1       Am

100 – 36/2       Persidangan, Seminar Anjuran UMK

100 – 36/3       Mesyuarat Anjuran UMK

100 – 36/3/1    Mesyuarat Senat Universiti

100 – 36/3/2    Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti

100 – 36/3/3    Mesyuarat Eksekutif Universiti

100 – 36/3/4    Mesyuarat ECER

100 – 36/4       Seminar Anjuran UMK dan Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat

100 – 36/4/0    Dasar

100 – 36/4/1    Am

100 – 36/5       Mesyuarat Anjuran  UMK dan Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat

100 – 36/5/1    Mesyuarat Penyelarasan Akademik

100 – 36/5/2    Mesyuarat Penyelarasan Pengurusan

100 – 36/5/3    Mesyuarat Penyelarasan Pembangunan

100 – 36/5/4    Mesyuarat Bersama Jabatan (MBJ)

100 – 36/6       Mesyuarat yang dihadiri oleh Ketua Bahagian secara peribadi sahaja

100 – 36/7       Seminar/konvokesyen yang dihadiri oleh Ketua Bahagian secara peribadi sahaja

100 – 36/8       Lain-lain Seminar Bukan Anjuran UMK

100 – 36/9       Lain-lain Mesyuarat Anjuran Luar UMK

 

 

100 – 37          RANCANGAN DAN PROGRAM

 

Mengandungi hal pentadbiran dan perjalanan, polisi, panduan-panduan, atur kerja dan sebagainya berkaitan dengan perancangan aktiviti jabatan, laporan ulangkaji dan analisa kemajuan perancangan.

 

100 – 37/0       Dasar

100 – 37/1       Am

100 – 37/2       Rancangan Jangka Panjang UMK

100 – 37/3       Rancangan Jangka Panjang Peringkat Bhg/Fakulti/Pejabat/Pusat

100 – 37/3/1    Project Management Office (PMO)

100 – 37/4       Rancangan Jangka Pendek UMK

100 – 37/5       Rancangan Jangka Pendek Peringkat Bhg/Fakulti/Pejabat/Pusat

100 – 37/5/1    Am

100 – 37/6       Penilaian Rancangan Tahunan

100 – 37/7       Projek Khas/Sementara

100 – 37/8       Lain-lain Aktiviti Pelajar

 

 

100 – 38          PENGURUSAN REKOD

 

Mengandungi surat menyurat dan laporan-laporan mengenai pengurusan rekod jabatan.

 

100 – 38/0       Dasar

100 – 38/1       Am

100 – 38/2       Sistem Fail dan Pelaksanaannya

100 – 38/3       Pengedaran Surat

100 – 38/4       Pengurusan /Teknik surat menyurat

100 – 38/5       Operasi dan Prosedur Pengurusan Rekod

100 – 38/6       Urusan Pemindahan Rekod/Penerbitan

100 – 38/6/1    Am

100 – 38/6/2    Ke Bahagian Arkib Universiti

100 – 38/6/3    Ke Arkib Negara Malaysia

100 – 38/6/4    Kementerian Dalam Negeri

100 – 38/7       Pemusnahan Rekod-rekod

100 – 38/8       Rekod-rekod Komputer

100 – 38/9       Panduan Pelaksanaan Kod Fail

100 – 38/10     Audit Fail

 

 

 

 

100 – 39          SYARIKAT, FIRMA ,KOPERASI

Mengandungi surat menyurat pertanyaan dengan syarikat-syarikat berkenaan mengenai kontrak, perkhidmatan yang boleh diberi oleh syarikat.  Terdapat juga ’brocures’ syarikat.

 

100 – 39/0       Dasar

100 – 39/1       Am

 

 

 

BAHAGIAN 2

 

KATEGORI II = 200

 

KOD 200  - BANGUNAN & HARTA

 

Nombor dan Perkara Utama :200 – 1 hingga 200 - 21

Meliputi pelbagai perkara berkaitan dengan perolehan ruang pejabat melalui pembelian atau penyewaan bangunan dan tanah, atau dengan pembinaan bangunan baru.  Tindakan-tindakan ubahsuai bangunan, penyelenggaraan bangunan; dan perkara-perkara berkaitan denagn sistem pencegah kebakaran, kemudahan api, air, hawadingin dan sebagainya.

No. Utama                  Perkara Utama

 

200 – 1                        Bangunan dan Harta Am

200 – 2                        Akaun dan Inventori

200 – 3                        Bangunan - Am

200 – 4                        Bangunan - Perolehan

200 – 5                        Bangunan - Pembinaan

200 – 6                        Bangunan – Ubahsuai dan Membaiki

200 – 7                        Bangunan - Kebakaran

200 – 8                        Bangunan - Penyelenggaraan

200 – 9                        Kemudahan – (Utilitis) - Am

200 – 10                      Kemudahan – (Utilitis) – Bekalan Air dan Sewage

200 – 11                      Kemudahan – (Utilitis) – Buang Sampah

200 – 12                      Kemudahan – (Utilitis) – Bekalan Elektrik

200 – 13                      Kemudahan – (Utilitis) – Sistem Hawadingin

200 – 14                      Penempatan – Am

200 – 15                      Penempatan – Laporan dan Perangkaan

200 – 16                      Tanah – Am

200 – 17                      Tanah – Landscaping

200 – 18                      Tanah – Kawasan Letak Kereta

200 – 19                      Tanah – Pembangunan (Kemajuan)

200 – 20                      Tanah – Pembangunan Jalan

200 – 21                      Tanah – Perolehan

 

 

   

 

200 – 1            BANGUNAN DAN HARTA AM

 

Surat menyurat am mengenai bangunan dan harta.

 

200 – 1/0         Dasar

200 – 1/1         Am

200 – 1/2         Perolehan Tanah Untuk UMK termasuk kampus bandar.

200 – 1/3         Ruang Tambahan Untuk Pejabat

200 – 1/4         Tambahan Bangunan-bangunan Baru & Pindaan

200 – 1/5         Pindaan Pejabat Peringkat Fakulti/Pejabat/Pusat/Bahagian

200 – 1/6         Penilaian Keadaan Harta & Bangunan

200 – 1/7         Projek Pembangunan UMK

 

 

200 – 2            AKAUN DAN INVENTORI

 

Mengandungi surat menyurat , dokumen dan peraturan mengenai urusan akaun ’real property’,  drawing dan inventori harta tersebut.

 

200 – 2/0         Dasar

200 – 2/1         Am

200 – 2/2         Inventori Harta Benda

200 – 2/3         Urusan Akaun Harta Benda

 

 

200 – 3            BANGUNAN - AM

 

Mengandungi surat menyurat am mengenai bangunan seoerti alamat, kedudukan bangunan, perkhidmatan lif, penggunaan kemudahan yang ada (seperti pengguunaan bilik persidangan) dan sebagainya.

 

200 – 3/0         Dasar

200 – 3/1         Am

200 – 3/2         Penggunaan Bilik Persidangan/Kulaih/Mesyuarat/Lain-lain Kemudahan

200 – 3/3         Penggunaan Dewan Jamuan 1, 2, atau Dewan Tunku Ibrahim Ismail

200 – 3/4         Kemudahan Rumah Tamu

200 – 3/5         Kemudahan Asrama

 

 

200 – 4            BANGUNAN - PEROLEHAN

 

Mengandungi surat menyurat mengenai rancangan memperolehi bangunan melalui pindahmilik, penyewaan, pembelian dan sebagainya.

 

200 – 4/0         Dasar

200 – 4/1         Am

200 – 4/2         Perjanjian Menyewa

200 – 4/3         Rancangan Perolehan

200 – 4/4         Perolehan Bangunan di Peringkat Universiti dengan Kerajaan Negeri

 

 

200 – 5            BANGUNAN - PEMBINAAN

 

Termasuk surat menyurat pembinaan bangunan baru, kerja ubahsuai yang besar, iaitu tambahan kepada bangunan yang sediada meliputi perkara seperti penyiasatan dan perbincangan dengan arkitek, pembekal-pembekal, laporan kemajuan, pemeriksaan bangunan dan sebagainya.

 

200 – 5/0         Dasar

200 – 5/1         Am

200 – 5/2         Rancangan Pembinaan

200 – 5/3         Kerja-kerja Ubahsuai

200 – 5/4         Khidmat Arkitek

200 – 5/5         Khidmat QS

200 – 5/6         Khidmat  Jurutera Awam

200 – 5/7         Khidmat  Dari Badan dan Jabatan Kerajaan

200 – 5/8         Urusan Dengan Kontraktor

200 – 5/9         Tender (Bangunan dan Kemudahanan)

200 – 5/10       Sebutharga (Bangunan dan Kemudahanan)

200 – 5/11       Arahan Pindaan Kerja

200 – 5/12/1    Pembinaan Kampus Bachok

200 – 5/12/2    Pembinaan Kampus Jeli

200 – 5/12/3    Pembinaan Kampus Sementara

 

 

200 – 6            BANGUNAN – UBAHSUAI DAN MEMBAIKI

 

Mengandungi surat menyurat mengenai kerja-kerja ubahsuai dan membaiki bangunan, permintaan bantuan JKR dan sebagainya.

 

200 – 6/0         Dasar

200 – 6/1         Am

200 – 6/2         Bantuan JKR

200 – 6/3         Bantuan................

200 – 6/4         Bantuan JPS

200 – 6/5         Pembaikan Bangunan (Parit, Longkang dan lain-lain)

 

 

200 – 7            BANGUNAN – KEBAKARAN

 

                        Meliputi peraturan-peraturan mencegah kebakaran, ’fire drils’, sistem mencegah kebakaran, laporan kebakaran.

 

200 – 7/0         Dasar

200 – 7/1         Am

200 – 7/2         Peraturan Mencegah Kebakaran

200 – 7/3         Sistem Mencegah Kebakaran

200 – 7/4         Laporan Kebakaran

 

 

200 – 8            BANGUNAN – PENYELENGGARAAN

 

Surat menyurat mengenai penyelenggaraan bangunan, perkhidmatan janitor, laporan dan sebagainya..

 

200 – 8/0         Dasar

200 – 8/1         Am

200 – 8/2         Kontrak Penyelenggaraan

200 – 8/3         Perkhidmatan Janitor

 

200 – 9            KEMUDAHAN (UTILITIS) - AM

 

Surat menyurat mengenai pemasangan, operasi, penyelenggaraan dan urusan membaiki sistem dan kemudahan.

 

200 – 9/0         Dasar

200 – 9/1         Am

200 – 9/2         Urusan Penyelenggaraan

 

 

200 – 10          KEMUDAHAN (UTILITIS) – BEKALAN AIR DAN SEWAGE

 

Surat menyurat mengenai pemasangan, operasi, penyelenggaraan dan urusan membaiki sistem bekalan air dan sewage.

 

200 – 10/0       Dasar

200 – 10/1       Am

200 – 10/2       Penyelenggaraan Sewage

 

 

200 – 11          KEMUDAHAN (UTILITIS) – BUANGAN SAMPAH

 

Surat menyurat mengenai urusan mebuang sampah, urusan membakar sampah, tempat membuang sampah dan sebagainya.

 

200 – 11/0       Dasar

200 – 11/1       Am

200 – 11/2       Urusan Membuang Sampah

200 – 11/3       Tempat Membuang Sampah

 

 

200 – 12          KEMUDAHAN (UTILITIS) – BEKALAN ELEKTRIK

 

Surat menyurat mengenai pemasangan, operasi penyelenggaraan dan urusan membaiki sistem bekalan dan kemudahan-kemudahan yang berkaitan.

 

200 – 12/0       Dasar

200 – 12/1       Am

200 – 12/2       Pemasangan Bekalan Elektrik

200 – 12/3       Urusan Membaiki

200 – 12/4       Penggunaan Elektrik

200 – 12/5       Kerosakan/Gangguan

200 – 12/6       Pemeriksaan

 

 

 

200 – 13          KEMUDAHAN (UTILITIS) – SISTEM HAWADINGIN

 

Surat menyurat mengenai pemasangan, operasi penyelenggaraan dan urusan membaiki sistem hawadingin.

 

200 – 13/0       Dasar

200 – 13/1       Am

200 – 13/2       Penyelenggaraan Alat

200 – 13/3       Permohonan/Pemasangan

 

 

200 – 14          PENEMPATAN – AM

 

Surat menyurat mengenai rancangan semasa dan akan datang berkaitan dengan ruang pejabat; termasuk rancangan membesarkan ruang, peruntukan ruang dan sebagainya.

 

200 – 14/0       Dasar

200 – 14/1       Am

200 – 14/2       Rancangan Penempatan

200 – 14/3       Peruntukan Ruang

200 – 14/4       Peruntukan Ruang Fakulti/Pejabat/Pusat/Bahagian

200 – 14/5       Peruntukan Ruang Perniagaan

 

 

200 – 15          PENEMPATAN – LAPORAN DAN PERANGKAAN

 

Surat menyurat laporan perangkaan penempatan.

 

200 – 15/0       Dasar

200 – 15/1       Am

200 – 15/2       Laporan-Laporan Penempatan

200 – 15/3       Perangkaan

 

 

200 – 16          TANAH - AM

 

Surat menyurat am mengenai tanah seperti hal ’trespassing’, pengurusan tanah Kerajaan Negeri dan sebagainya.

 

200 – 16/0       Dasar

200 – 16/1       Am

200 – 16/2       Induk

200 – 16/3       Kampus Bandar

 

 

200 – 17          TANAH – ’LANDSCAPING’

 

Surat menyurat landscaping, penjagaan tumbuhan-tumbuhan dan kawasan.

 

200 – 17/0       Dasar

200 – 17/1       Am

200 – 17/2       Kawasan Kampus

 

 

200 – 18          TANAH – KAWASAN LETAK KERETA

 

Surat menyurat mengenai pembinaan kawsan letak kereta dan sebagainya.

 

200 – 18/0       Dasar

200 – 18/1       Am

200 – 18/2       Kampus

200 – 18/3       Lain-lain Peruntukan Letak Kereta

 

 

200 – 19          TANAH – PEMBANGUNAN (KEMAJUAN)

 

Surat menyurat mengenai kerja merata tanah, penggunaan tanah dan sebagainya.

 

200 – 19/0       Dasar

200 – 19/1       Am

200 – 19/2       Penggunaan Tanah

200 – 19/3       Penyelenggaraan Kawasan

 

 

200 – 20          TANAH – PEMBINAAN JALAN

 

Surat menyurat mengenai pembinaan, penyelenggaraan dan kerja-kerja membaiki jalanraya, tempat pejalan kaki, tanda lalu lintas dan sebagainya.

 

200 – 20/0       Dasar

200 – 20/1       Am

200 – 20/2       Penyelenggaraan Pembinaan Jalan

200 – 20/3       Tanda-tanda Lalulintas

 

 

200 – 21          TANAH – PEROLEHAN

 

Surat menyurat mengenai perolehan tanah atau cadangan memperolehi tanah melalui pemindahan hakmilik, penyewaan atau pembelian; pertimbangan kawasan yang dipilih dan sebagainya.

 

200 – 21/0       Dasar

200 – 21/1       Am

200 – 21/2       Pajakan

200 – 21/3       Tapak-tapak Cadangan

200 – 21/4       Pengambilan Balik Tanah

 

 

 

 

BAHAGIAN 3

 

KATEGORI 3 = 300

 

KOD 300  - PERALATAN & KELENGKAPAN

 

Nombor dan Perkara Utama :300 – 1 hingga 300 - 21

Meliputi urusan-urusan permintaan, perolehan, bekalan, penyelenggaraan dan membaiki peralatan, menyimpan inventori dan tindakan pelupusan alat-alat yang tidak lagi dipakai atau berlebihan dan perkara-perkara lain yang berkaitan.  Antara lain mengandungi surat menyurat mengenai permintaan bekalan, kontrak, tender, pembelian dan pembelian tempatan, inbois dan surat menyurat biasa.

No. Utama                  Perkara Utama

 

300 – 1                        Peralatan dan Kelengkapan

300 – 2                        Akaun dan Inventori

300 – 3                        Alat-alat ’Data Processing’

300 – 4                        Alatan Pejabat

300 – 5                        Alatulis

300 – 6                        Alat-alat Pembinaan

300 – 7                        Bekalan, Pesanan, Pembelian - Am

300 – 8                        Bekalan, Pesanan, Pembelian - Kontrak

300 – 9                        Bekalan, Pesanan, Pembelian – Pesanan Tempatan

300 – 10                      Katalog, Manual Senarai Harga

300 – 11                      Kenderaan

300 – 12                      Kontrak Kerajaan

300 – 13                      Lukisan dan Spesifikasi

300 – 14                      Makanan

300 – 15                      Mikrofilem - Peralatan

300 – 16                      Minyak

300 – 17                      Pakaian

300 – 18                      Pelupusan & Alatan Berlebihan

300 – 19                      Penyelenggaraan / Pembaikan

300 – 20                      Perabot dan Lengkapan - Pejabat

300 – 21                      Perabot dan Lengkapan - Rumah

 

 

300 – 1            PERALATAN DAN LENGKAPAN- AM

 

Surat menyurat menyeluruh mengenai pengurusan peralatan dan bekalan yang tidak termasuk di bawah perkara-perkara utama yang lain.

 

300 – 1/0         Dasar

300 – 1/1         Am

300 – 1/2         Kontrak/Bekalan

300 – 1/3         Kehilangan/Kerosakan Peralatan

300 – 1/4         Lain-lain Bekalan

300 – 1/5         Penggunaan /Peminjaman Alat Kelengkapan Antara Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat

300 – 1/6         Pengurusan Hal Ehwal Peminjaman Peralatan dan Alat Kelengkapan Yang Berlebihan

300 – 1/7         Penggunaan/Peminjaman Alat Kelengkapan Oleh Pelajar

 

 

300 – 2            AKAUN DAN INVENTORI

 

Mengandungi resit-rsit pembelian dan penerimaan bekalan, penyata-penyata penyimpanan dan pengeluaran peralatan, urusan mengambil stok, panduan dan pengawalan mengenai bekalan, rekod-rekod urusniaga, senarai inventori dan sebagainya.  Terbahagi kepada beberapa perkara am seperti perabot, peralatan pejabat dan sebagainya.

 

300 – 2/0         Dasar

300 – 2/1         Am

300 – 2/2         Bekalan Peralatan

300 – 2/3         Stok

300 – 2/4         Inventori Peralatan

300 – 2/5         Inventori Harta Tetap

 

 

300 – 3            ALAT ’DATA PROCESSING’

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian;bekalan, pengeluaran alat seperti – komputer, toner, pita magnetik, ’disca & drums’ dan sebagainya.

 

300 – 3/0         Dasar

300 – 3/1         Am

300 – 3/2         Komputer & IT

300 – 3/3         Bekalan Keperluan Komputer & IT

300 – 3/4         Pemasangan Rangkaian Network

 

 

300 – 4            ALAT –ALAT PEJABAT

 

Surat menyurat mengenai keperluan dan pembelian alat, bekalan alat-alat seperti mesin taip, mesin pengira, mesin perakam, mesin franking dan sebagainya.

 

300 – 4/0         Dasar

300 – 4/1         Am

300 – 4/2         Mesin Taip

300 – 4/3         Mesin Pengira/Calculator

300 – 4/4         Mesin Franking

300 – 4/5         Mesin Fotostat

300 – 4/6         Mesin Binding

300 – 4/7         Alat Perakam

300 – 4/8         Lain-lain Alat Kelengkapan

300 – 4/9         Penggunaan Alat Kelengkapan Antara Bahagian/Fakulti/Pejabat/Pusat

 

 

300 – 5            ALATULIS

 

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian dan bekalan alat-alatulis termasuk kertas dan item-item peralatan pejabat kecil.

 

300 – 5/0         Dasar

300 – 5/1         Am

300 – 5/2         Alat Stationeries Dalam Bentuk Kertas & Kad

300 – 5/3         Lain-Lain Bekalan

 

 

300 – 6            ALAT-ALAT PEMBINAAN

 

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian dan bekalan bahan-bahan untuk pembinaan seperti kayu kayan, ’hardware’, alat-alat tangan dan sebagainya.

 

300 – 6/0         Dasar

300 – 6/1         Am

300 – 6/2         Alat Besi

300 – 6/3         Bahan-bahan Kayu Kayan

300 – 6/4         Lain-lain Bahan Hiasan Dalaman/Dalam Bangunan

 

 

300 – 7            BEKALAN, PESANAN, PEMBELIAN - AM

 

Surat menyurat, arahan, panduan & peraturan mengenai urusan bekalan, pembelian, permohonan, penyimpanan & pengeluaran alat-alat dan bekalan lain seperti stationary.  Perkara-perkara kecil termasuk; polisi, panduan membeli, metode membuat pesanan dan sebagainya.

 

300 – 7/0         Dasar

300 – 7/1         Am

300 – 7/2         Prosedur Pembelian/Pembayaran

300 – 7/3         Metode Cara Pembelian

300 – 7/4         Pengesahan Pembelian/Bekalan

300 – 7/5         Lain-lain Pesanan Perkhidmatan

 

 

300 – 8            BEKALAN, PESANAN, PEMBELIAN - KONTRAK

 

Surat menyurat dan dokumen berkaitan mengenai kontrak atau pembelian tertentu.  Kes-kes fail dibahagi menurut nombor-nombor kontrak.

 

300 – 8/0         Dasar

300 – 8/1         Am

300 – 8/2         Pesanan Jabatan

300 – 8/3         Pembelian Melalui Kontrak

300 – 8/4         Tender

300 – 8/5         Sebutharga

 

 

300 – 9            BEKALAN, PESANAN, PEMBELIAN – PESANAN TEMPATAN

 

Tindakan-tindakan mendapat bekalan melalui pesanan tempatan.

 

300 – 9/0         Dasar

300 – 9/1         Am

300 – 9/1         Penambahan Kenderaan

 

 

300 – 10          KATALOG, MANUAL

 

Senarai Harga

Termasuk data-data teknikal, katalog dan manual peralatan, senarai-senarai harga dan sebagainya.  Perkara kecil terbahagi kepada perkara-perkara seperti:

*  Alat-alat pejabat dan bekalan

*  Alat dan bekalan makmal

*  Alat-alat komputer dan sebagainya

 

300 – 10/0       Dasar

300 – 10/1       Am

300 – 10/2       Katalog Bekalan Pejabat

300 – 10/3       Katalog Peralatan Makmal

300 – 10/4       Katalog Alat-alat Komputer

300 – 10/5       Lain-lain Katalog Dari Jurujual

300 – 10/6       Demonstrasi Alat Kelengkapan Dari Jurujual

 

 

300 – 11          KENDERAAN

Surat menyurat mengenai pengurusan dan bekalan kenderaan Kerajaan seperti kapal terbang, kereta, basikal, trak,traktor, lori dan sebagainya.  Termasuk perkara-perkara penyelenggaraan, urusan membaiki, peraturan penggunaan, pendaftaran lesen, insuran dan sebagainya.  Mengandungi perkara-perkara kecil beikut\;

*  Panduan Penggunaan

*  Penyelenggaraan dan Membaiki

*  Insuran Pendaftaran dan Lesen

 

Perkara kemalangan kenderaan dilihat dibawah perkara utama Kemalangan (Kategori 4 Siri 400 – 21)

 

300 – 11/0       Dasar

300 – 11/1       Am

300 – 11/2       Panduan Penggunaan /Permit

300 – 11/3       Penyelenggaraan dan Pembaikan

300 – 11/4       Cukai Jalan (JPJ) (Pendaftaran)

300 – 11/5       Lesen Memandu

300 – 11/6       Insuran

300 – 11/6/1    Takaful Ikhlas

300 – 11/6/2    Takaful Malaysia Bhd

300 – 11/7       Penggunaan Permohonan Kenderaan Bagi Fakulti/Pejabat/Bahagian/Pusat

300 – 11/8       Penyewaan Kenderaan

300 – 11/8/1    Am

300 – 10/8/2    Penyewaan Kenderaan Luar

300 – 10/8/3    Penyewaan Kenderaan UMK

300 – 11/9       Pemeriksaan

300 – 11/10     Kesalahan Kenderaan

300 – 11/11     Pembelian Kenderaan

300 – 11/12     Penyerahan Kenderaan

300 – 11/13     Buku Log

300 – 11/14     Touch & Go

 

300 – 12          KONTRAK KERAJAAN

Dokumen dan Senarai mengenai peralatan dan perkhidmatan yang disediakan untuk agensi-agensi Kerajaan melalui kontrak kerajaan, mengandungi nama-nama pembekal, alamat dan tarikh-tarikh kontrak berakhir.

 

300 – 12/0       Dasar

300 – 12/1       Am

300 – 12/2       Indeks Pembekal

300 – 12/3       Pembekal-Pembekal

300 – 12/3/1    Am

300 – 12/3/2    Pembekal Kabinet /Meja & Kerusi/Perabot

 

 

300 – 13          LUKISAN DAN SPESIFIKASI – ITEM-ITEM TERTENTU

 

Mengandungi lukisan-lukisan awal dan tetap, spesifikasi dan fota tertentu mengenai design alat-alat khas yang diperlukan dan sebagainya..

 

300 – 13/0       Dasar

300 – 13/1       Am

 

 

300 – 14          MAKANAN

Surat menyurat mengenai keperluan , pembelian dan bekalanbahan-bahan makanan dan sebagainya.

 

300 – 14/0       Dasar

300 – 14/1       Am

300 – 14/2       Mutu Makanan

300 – 14/3       Bekalan Makanan

300 – 14/4       Pembekal Makanan

300 – 14/5       Pembayaran Makanan

 

 

300 – 15          MIKROFILEM - PERALATAN

 

Surat menyurat mengenai keperluan , pembelian, bekalan dan pengeluaran alat mikrofilem.

 

300 – 15/0       Dasar

300 – 15/1       Am

300 – 15/2       Alat Membaca  Mikrofilem

300 – 15/3       Filem

 

 

300 – 16          MINYAK

 

Surat menyurat mengenai keperluan, penggunaan bekalan minyak-minyak pelincir untuk kenderaan dan sebagainya.

 

300 – 16/0       Dasar

300 – 16/1       Am

300 – 16/2       Bekalan Minyak Petrol

300 – 16/3       Bekalan Minyak Pelincir

300 – 16/4       Kemudahan Bekalan Minyak

300 – 16/4/1    Kemudahan Bekalan Minyak (SHELL)

300 – 16/4/2    Kemudahan Bekalan Minyak (PETRONAS)

300 – 16/5       Kad Minyak

 

 

300 – 17          PAKAIAN

 

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian dan bekalan pakaian, pakaian seragam dan sebagainya.  Termasuk perkhidmatan dobi.

 

300 – 17/0       Dasar

300 – 17/1       Am

300 – 17/2       Bekalan Pakaian Seragam

300 – 17/3       Perkhidmatan Mencuci dan Dobi

300 – 17/4       Dasar

300 – 17/5       Pembelian Lain-lain Pakaian

 

 

300 – 18          PELUPUSAN DAN ALATAN BERLEBIHAN

 

Tindakan pelupusan ke atas alatan berlebihan dan alat-alat yang tidak boleh dipakai lagi, ’write offs’ dan sebagainya.

 

300 – 18/0       Dasar

300 – 18/1       Am

300 – 18/2       Pelupusan dan Pemusnahan

300 – 18/3       Hapuskira

 

 

300 – 19          PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN

 

Surat menyurat mengenai penyelenggaraan dan urusan membaiki peralatan.  Mengandungi perkara kecil seperti berikut:

 

300 – 19/0       Dasar

300 – 19/1       Am

300 – 19/2       Alat-alat Pejabat

300 – 19/3       Alat-alat Komputer

300 – 19/4       Mikrofilem & Sebagainya

300 – 19/5       Pelbagai Jentera / Mesin

 

 

300 – 20          PERABOT DAN LENGKAPAN - PEJABAT

 

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian dan bekalan peralatan pejabat seperti:

 

300 – 20/0       Dasar

300 – 20/1       Am

300 – 20/2       Kabinet Fail

300 – 20/3       Perabot Modular

300 – 20/4       Lain-lain Alat Perabot/Keperluan Dalaman

300 – 21          PERABOT DAN PERLENGKAPAN - RUMAH

Surat menyurat mengenai keperluan, pembelian bekalan dan edaran perabot dan perlengkapan rumah seperti katil dan tilam, kelengkapan kerusi, kelengkapan dapur dan sebagainya.

 

300 – 21/0       Dasar

300 – 21/1       Am

300 – 21/2       Katil/Tilam/Bantal

300 – 21/3       Kerusi/Sofa

300 – 21/4       Alat-alat Dapur

 

 

 

BAHAGIAN 4

 

KATEGORI 4 = 400

 

KOD 400  - KEWANGAN

 

Nombor dan Perkara Utama :400 – 1 hingga 400 - 36

Meliputi perkara-perkara kewangan berkaitan dengan penerimaan, pengawalan dan perbelanjaan awam.  Ianya merangkumi akaun dan acara pengakaunan, peruntukan, audit, tuntutan-tuntutan serta butir-butir kewangan yang lain dan tidak termasuk gaji atau perkara-perkara yang berkaitan dengan pembekalan, pesanan dan pembelian peralatan-peralatan yang telah dimasukkan di bawah Kategori 3 dan 5.

No. Utama                  Perkara Utama

 

400 – 1                        Kewangan - Am

400 – 2                        Akaun dan Perakaunan - Am

400 – 3                        Akaun dan Perakaunan - Tunai

400 – 4                        Akaun Bayaran - Am

400 – 5                        Akaun Bayaran - Persendirian

400 – 6                        Akaun Terimaan - Am

400 – 7                        Akaun Terimaan - Sendirian

400 – 8                        Akaun – Pendahuluan Yang Belum Dijelaskan

400 – 9                        Bank dan Urusan Bank

400 – 10                      Beban Kewangan (Encumbrances)

400 – 11                      Belanjawan - Am

400 – 12                      Belanjawan – ’A’

400 – 13                      Belanjawan – ’B’

400 – 14                      Belanjawan – ’X’

400 – 15                      Belanjawan – Anggaran – Am

400 – 16                      Belanjawan – Anggaran – Tambahan

400 – 17                      Belanjawan – Anggaran – Ramalan Program

400 – 18                      Cek

400 – 19                      Cukai

400 – 20                      Elaun

400 – 21                      Elaun Perjalanan dan Perbelanjaan

400 – 22                      Kontrak

400 – 23                      Kumpulan Wang - Am

400 – 24                      Kumpulan Wang – Kumpulan Wang (Revolving) dan Pendahuluan Modal Kerja Laporan, Perangkaan, Penyata

 

400 – 25                      Laporan, Perangkaan, Penyata

400 – 26                      Matawang

400 – 27                      Audit - Am

400 – 28                      Audit - Laporan

400 – 29                      Peruntukan dan Pemindahan - Kewangan

400 – 30                      Perbelanjaan

400 – 31                      Perjanjian Kewangan

400 – 32                      ’Signing Authorities’

400 – 33                      Tuntutan

400 – 34                      Wang Bantuan (Grants)

400 – 35                      Yuran

400 – 36                      Ganjaran Perkhidmatan

400 – 37                      Penubuhan Syarikat

 

400 – 1            KEWANGAN – AM

 

Surat menyurat berkaitan dengan fungsi-fungsi serta rancangan-rancangan pengurusan kewangan yang tidak terkandung di bawah perkara-perkara lain. Merangkumi perkara am, polisi, manual kewangan, pengklasifikasian serta system ‘coding’, bon.

 

400 – 1/0         Dasar

400 – 1/1         Am

400 – 1/2         Prosedur Kewangan

400 – 1/3         Sistem Kod Klassifikasi Rekod Functional

 

 

400 – 2            ACARA PENGAKAUNAN –AM

 

Surat-menyurat berkaitan dengan pentadbiran am, peraturan-peraturan serta sistem pengakaunan dan wang awam.

 

400 – 2/0         Dasar

400 – 2/1         Am

400 – 2/2         Sistem Pengakaunan

 

 

400 – 3            ACARA PENGAKAUNAN  - TUNAI           

 

 

Surat menyurat mengenai perkara-perkara am, polisi, rekod terimaan wang tunai, jurnal terimaan wang tunai serta ‘cash blotters’

 

400 – 3/0         Dasar

400 – 3/1         Am

400 – 3/2         Rekod Terimaan Wang Tunai

400 – 3/3         Jurnal Terimaan

 

 

400 – 4            AKAUN – BAYARAN – AM

 

Termasuk surat menyurat mengenai akaun – akaun bayaran selain daripada akaun di bawah nama pembekal atau perseorangan. Meliputi perkara am pengiklanan, kos percetakan dan bayaran pengiriman.

 

400 – 4/0         Dasar

400 – 4/1         Am

400 – 4/2         Pengiklanan

400 – 4/3         Urusan Pos

400 – 4/4         Kos Percetakan

 

 

400 – 5            AKAUN – BAYARAN – PERSENDIRIAN

 

Surat menyurat berkaitan dengan akaun-akaun bayaran di bawah nama pembekal atau orang perseorangan.

 

400 - 5/0          Dasar

400 – 5/1         Am

400 – 5/2         Akaun Bayaran Syarikat

400 – 5/3         Akuan Bayaran Elektrik

400 – 5/4         Akaun Bayaran Air

400 – 5/5         Akaun Bayaran Telefon

400 – 5/6         Lain-Lain Bayaran

 

 

400-6               AKAUN - TERIMAAN – AM

 

Meliputi surat menyurat berkaitan dengan akaun-akaun terimaan (Hasil selain daripada akaun-akaun terimaan perseorangan). Terdapat juga perkara-perkara am, akaun belum dijelaskan bayaran yang tidak dapat dipungut (hapuskira).

 

400 – 6/0         Dasar

400 – 6/1         Am

400 – 6/2         Akaun belum dijelaskan

400 – 6/3         Akaun Hapuskira

400 – 6/4         Pungut Sewa

400 – 6/5         Lain-Lain Pungutan

 

 

400 – 7            AKAUN – TERIMAAN - PERSENDIRIAN

 

Meliputi surat menyurat  berkaitan dengan akaun terimaan persendirian di mana perkhidmatan/peralatan dibekalkan oleh Jabatan Kerajaan dan bayaran dikenakan.

 

 

400 – 7/0         Dasar

400 – 7/1         Am

400 – 7/2         Akaun Terimaan Syarikat

400 – 7/2/0      Dasar

400 – 7/2/1      Am

 

 

400 – 8            AKAUN - PENDAHULUAN YANG BELUM DIJELASKAN

 

Surat menyurat mengenai pembiayaan dan operasi wang pendahuluan yang belum dijelaskan yang berkaitan dengan wang panjar runcit dan akaun panjar bank. (Imprest bank accounts).

 

400 – 8/0         Dasar

400 – 8/1         Am

400 – 8/2         Wang Panjar Runcit

400 – 8/3         Lain-Lain Wang Pendahuluan

 

 

400 – 9            BANK DAN URUSAN BANK

Surat menyurat berkaitan dengan aturkerja bank, prosidur bank, akaun bank, penyata bank, pindaan kumpulan wang.

 

400 – 9/0         Dasar

400 – 9/1         Am

400 – 9/2         Penyata Akaun Bank

400 – 9/3         Pemindahan Kumpulan Wang

400 – 9/4         Pelaburan

 

 

400 – 10          BEBAN KEWANGAN (ENCUMBRANCES)

 

Surat menyurat mengenai beban-beban kewangan dan bayar balik oleh jabatan-jabatan dan agensi Kerajaan.

 

400 – 10/0       Dasar

400 – 10/1       Am

 

 

400 – 11          BELANJAWAN – AM

 

Surat menyurat am berkaitan dengan peraturan-peraturan dan amalan-amalan merangka belanjawan kawalan dan program belanjawan.

 

400 – 11/0       Dasar

400 – 11/1       Am

400 – 11/2       Peraturan merangka Belanjawan

400 – 11/3       Kawalan Belanjawan

400 – 11/4       Program Belanjawan

 

 

400 – 12          BELANJAWAN – ‘A’

 

Surat menyurat berkaitan dengan belanjawan ‘A’ yang meliputi jumlah perbelanjaaan wang pada tahun-tahun yang lepas, ditambah dengan peningkatan kos penghidupan serta peningkatan harga-harga barang.

 

400 - 12/0        Dasar

400 – 12/1       Am

 

 

Nota:

Pejabat Bendahari sila bincangkan untuk tambahan tajuk-ajuk utama bagi tujuan penyelarasan.

 

 

400 – 13          BELANJAWAN – ‘B’

 

Termasuk surat menyurat berkaitan dengan belanjawan ‘B’ meminta wang dan ‘man-years’ bagi melaksanakan rancangan-rancangan baru yang tidak disahkan dalam anggaran-anggaran yang lepas.

 

400 – 13/0       Dasar

400 – 13/1       Am

 

 

400 – 14          BELANJAWAN ‘X’

 

Surat menyurat mengenai belanjawan ‘X’ yang menghentikan atau menangguhkan rancangan tertentu; dengan itu melepaskan ‘man-years’ dan wang berkaitan dengan rancangan tersebut.

 

 

400 – 14/0       Dasar

400 – 14/1       Am

 

 

400 – 15          BELANJAWAN – ANGGARAN – AM

 

Mengandungi surat menyurat dan dokumen-dokumen yang dikeluarkan minta penyediaan anggaran belanjawan serta penyerahan anggaran tersebut bagi tempoh waktu yang tertentu; garispanduan dan arahan-arahan yang berkaitan, anggaran-anggaran belanjawan serta justifikasi-justifikasi belanjawan.

 

 

400 – 15/0       Dasar

400 – 15/1       Am

400 – 15/2       Anggaran Perjawatan

                         

 

 

400 – 16          BELANJAWAN – ANGGARAN – TAMBAHAN

 

Surat menyurat dan dokomen-dokumen mengenai anggaran tambahan dan justifikasi.

 

 

400 – 16/0       Dasar

400 – 16/1       Am

 

 

 

400 – 17          BELANJAWAN – ANGGARAN – RAMALAN PROGRAM

 

Surat menyurat mengenai perancangan dan ramalan kos-kos rancangan untuk masa yang akan dating.

 

400 – 17/0       Dasar

400 – 17/1       Am

400 – 17/2       Rancangan

400 – 17/3       Program

 

 

400 – 18          CEK

 

Mengandungi surat menyurat berkaitan dengan ‘cheque abstracts’, ‘cheque lists’, cek-cek yang telah dibatalkan, permintaan mendapatlkan cek.

 

400 – 18/0       Dasar

400 – 18/1       Am

400 – 18/2       Cek-cek Hilang/ Salinan

400 – 18/3       Permintaan Cek

 

 

400 – 19          CUKAI

 

Surat menyurat mengenai cukai kastam dan eksais, cukai jualan, perangsang cukai.

 

400 – 19/0       Dasar

400 – 19/1       Am

400 – 19/2       Cukai Pendapatan

400 – 19/3       Cukai Jualan

400 – 19/4       Cukai Kastam

400 – 19/5       Cukai Tanah

400 – 19/6       Taksiran

400 – 19/7       Penyata Cukai

 

 

400 – 20          ELAUN

 

Mengandungi surat menyurat berkaitan dengan elaun bonus dwibahasa, elaun perkhidmatan di luar negeri, elaun “isolated posts”. Untuk ‘ elaun Hiburan’ – Lihat di bawah kumpulan wang Am Siri 400 – 23 Untuk ‘Elaun Hiburan’ – Lihat di bawah ‘Yuran siri 400 Untuk ‘Elaun Perjalanan’ – Lihat di bawah ‘Elaun perjalanan siri 400 – 21.

 

400 – 20/0       Dasar

400 – 20/1       Am

400 – 20/2       Elaun Terjemahan

400 – 20/3       Elaun Perkhidmatan Luar Negeri

400 – 20/4       Elaun-elaun lain dan sebagainya (Tanggung Kerja)

400 – 20/5       Elaun Biasiswa dan Latihan

400 – 20/6       Elaun Pensyarah Sambilan

400 – 20/7       Elaun Untuk Pelajar

400 – 20/8       Elaun Tutor

400 – 20/9       Elaun Keraian

400 – 20/10     Elaun Ko-kurikulum

 

                        .

400 – 21          ELAUN PERJALANAN DAN PERBELANJAAN

Meliputi surat menyurat berkaitan dengan pendahuluan perjalanan termasuk tuntutan hitungan batu, tuntutan perbelanjaan perjalanan, perbelanjaan pengangkutan; dokumen-dokumen perjalanan individu untuk pengankutan/perjalanan (am) – Lihat di bawah Perjalanan/ Pengangkutan kategori 1 siri 100 – 29

 

400 – 21/0       Dasar

400 – 21/1       Am

400 – 21/2       Elaun Perjalanan

400 – 21/3       Wang Pendahuluan Perjalanan

 

 

400 – 22          KONTRAK

 

Meliputi surat menyurat berkaitan dengan garis panduan, prosidur dan peraturan-peraturan mengenai kontrak peribadi dan perkhidmatan kes-kes fail kontrak perseorangan termasuk pengupahan pakar-pakar perundingan. Untuk kontrak-kontrak pembinaan – lihat di bawah ‘Bangunan – Pembinaan – Komtrak’ Kategori 2 Siri 200 – 5. Untuk kontrak-kontrak bekalan, pesanan dan pembelian – lihat di bawah ‘ Bekalan, Pesanan dan Pembelian’ kategori 3, siri 300 – 8.

 

400 – 22/0       Dasar

400 – 22/1       Am

400 – 22/2       Garis Panduan, Prosidur, Peraturan

400 – 22/3       Pakar Perunding Projek

 

 

400 – 23          KUMPULAN WANG - AM

 

Surat menyurat mengenai kumpulan wang hiburan, kumpulan wang amanah, kumpulan wang bukan awam.

 

400 – 23/0       Dasar

400 – 23/1       Am

400 – 23/2       Kumpulan Wang Amanah

400 – 23/3       K.W.S.P

 

 

400 – 24          KUMPULAN WANG – PENDAHULUAN TIDAR (REVOLVING) DAN PENDAHULUAN MODAL KERJA

 

Surat menyurat berkaitan dengan penubuhan dan operasi kumpulan wang tidar dan pendahuluan modal kerja yabg digunakan untuk membiayai rancangan-rancangan tertentu yang dijangka akan menjadi ‘Self- sustaining’ bagi meliputi segala kos operasi rancangan,

 

400 – 24/0       Dasar

400 – 24/1       Am

400 – 24/2       Khidmat Perunding

 

                       

400 – 25          LAPORAN, PERANGKAAN, PENYATA

 

Meliputi surat menyurat berkaitan dengan system laporan pengurusan kewangan, perangkaan dan penyata-penyata analisa kewangan untuk laporan audit – lihat di bawah ‘Audit Laporan’.

 

400 – 25/0       Dasar

400 – 25/1       Am

400 – 25/2       Sistem – Laporan Kewangan

400 – 25/3       Laporan Pengurusan Kewangan

400 – 25/4       Penyata Analisa Kewangan

400 – 25/5       Penyata Kewangan Institut

 

 

400 – 26          MATAWANG

 

Surat menyurat mengenai matawang yang meliputi matawang asing, kadar pertukaran.

 

400 – 26/0       Dasar

400 – 26/1       Am

400 – 26/2       Matawang asing

 

 

400 – 27          AUDIT -  AM

 

Surat menyurat mengenai pentadbiran hal-hal pengauditan, kaedah prosidur dan tanggungjawab menjalankan kerja-kerja pengauditan. kaedah prosidur dan tanggungjawab menjalankan kerja-kerja pengauditan.

 

400 – 27/0       Dasar

400 – 27/1       Am

400 – 27/2       Kaedah, Prosidur Audit

400 – 27/3       Audit Dalam

400 – 27/4       Audit Luar

 

                       

400 – 28          AUDIT – LAPORAN

 

Termasuk laporan audit dalam, laporan Juruaudit Negara serta dokumen-dokumen yang berkaitan.

 

400 – 28/0       Dasar

400 28/1          Am

400 – 28/2       Laporan Audit Dalam – Am

400 – 28/3       Laporan Audit Dalam – 19…..

400 – 28/4       Laporan Juruaudit Negara

400 – 28/5       Laporan Audit Ruang

 

 

 

 

 

400 – 29          PERUNTUKAN DAN PEMINDAHAN KEWANGAN

 

Mengandungi surat menyurat berkaitan dengan peruntukan kewangan melalui peruntukan dan pindahan kumpulan wang yang menggambarkan obligasi serta perbelanjaan kumpulan wang yang telah diperuntukan.

 

400 – 29/0       Dasar

400 – 29/1       Am

400 – 29/2       Pemindahan Peruntukan Wang

400 – 29/3       Kelulusan Peruntukan

400 – 29/4       Imbuhan

 

 

400 – 30          PERBELANJAAN (EXPENDITURES)

 

Surat menyurat mengenai urusniaga perbelanjaan, penyata perbelanjaan sebenar dan ramalan perbelanjaan, siasatan perbelanjaan Kerajaan Persekutuan mengenai aktiviti-aktiviti saintifik.

 

400 – 30/0       Dasar

400 – 30/1       Am

400 – 30/2       Penyata Perbelanjaan Sebenar dan Ramalan Perbelanjaan

400 – 30/3       ajian Belanjawan Aktiviti-Aktiviti Saintifik

400 – 30/4       Penyata Komitmen.

 

 

400 – 31          PERJANJIAN KEWANGAN

 

Mengandungi surat menyurat berkaitan dengan perjanjian-perjanjian kewangan serta aturan-aturan antara Kerajaan-Kerajaan Persekutuan, Kerajaan-Kerajaan Negeri, Kerajaan-Kerajaan Negara-Negara Asing, agensi-agensi dan organisasi dan juga orang-orang perseorangan.

 

400 – 31/0       Dasar

400 – 31/1       Am

400 -  31/2       Perjanjian Bersama Kerajaan Persekutuan/Negeri

400 -  31/3       Perjanjian Dengan Institusi Kewangan Dalam dan Luar Negeri

400 -  31/4       Perjanjian Dengan Orang Perseorangan / Syarikat

 

 

 

400 – 32          SIGNING AUTHORITIES

 

Surat menyurat mengenai “signing authorities” Pengurusan Kewangan

 

400 – 32/0       Dasar

400 – 32/1       Am

                       

 

400 – 33          TUNTUTAN   

 

Surat menyurat berkaitan dengan tuntutan-tuntutan oleh dan terhadap Universiti Teknologi MARA, hutang-hutang kepada   sebagainya. Untuk kecederaan dan kemalangan – Lihat di bawah ‘Kemalangan dan Kecederaan’ Kategori 5, Siri 500 – 9.

 

Untuk tuntutan kemalangan kecederaan – Lihat di bawah ‘kemalangan dan kecederaan – Individu’, Siri100 – 12..

 

400 – 33/0       Dasar

400 – 33/1       Am

400 – 33/2       Tuntutan Terhadap UMK

400 – 33/3       Tuntutan-Tuntutan Oleh UMK

400 – 33/3/0    Dasar

400 – 33/3/1    Am

400 – 33/3/2    Pecah Kontrak

400 – 33/3/4    lain-Lain Tuntutan

 

 

400 – 34          WANG BANTUAN (GRANTS)

 

Surat menyurat berkaitan dengan pemberian wang-wang bantuan kepada orang perseorangan, organisasi luar untuk melaksanakan projek-projek tertentu.

 

400 – 34/0       Dasar

400 – 34/1       Am

400 – 34/2       Bantuan dari Organisasi Pertubuhan ke atas Projek Tertentu

400 – 34/2/0    Dasar

400 – 34/2/1    Am

400 – 34/2/2    Organisasi A

400 – 34/3       Bantuan Daripada Kerajaan/Syarikat Untuk Latihan dan Kemajuan Kerjaya

400 – 34/4       Bantuan Kepada Projek Penyelidikan akademik Pelajar

 

 

400 – 35          YURAN

 

Meliputi yuran perkhidmatan pakar perundingan, pensyarah-pensyarah dan professional, yuran kelas tambahan untuk kursus-kursus latihan. Untuk yuran-yuran ahli-ahli kelab, pertubuhanlihat di bawah ‘Pertubuhan,

Kelab dan Persatuan’ Kategori 1, Siri 100 – 35.

 

400 – 35/0       Dasar

400 – 35/1       Am

400 – 35/2       Yuran-Yuran Latihan/Kursus

400 – 35/3       Pembayaran Penceramah Khas/Honorarium

400 – 35/4       Bayaran Khidmat Perunding

400 – 35/5       Cagaran-Cagaran

400 – 35/6       Royalti

400 – 35/7       Bayaran Penyelidikan

400 – 35/8       Yuran Pengajian

 

                       

400 – 36          GANJARAN PERKHIDMATAN

 

Surat menyurat berhubung dengan pemberian ganjaran Perkhidmatan kepada semua peringkat kakitangan bagi semua jenis perkhidmatan.

 

400 – 36/0       Dasar

400 – 36/1       Am

400 – 36/2       Kakitangan Kontrak

 

 

400 – 37          PENUBUHAN SYARIKAT

 

Surat menyurat mengenai penubuhan syarikat atau anak syarikat UMK. Ia juga meliputi aktiviti perniagaan usahasama (Partnership/Joint Venture)

 

400 – 37/0       Dasar

400 – 37/1       Am

400 – 37/2       Trading

400 – 37/3       Hartanah

400 – 37/4       Perhotelan dan Pelancongan

400 – 37/5       Usahasama

 

 

 

BAHAGIAN 5

 

KATEGORI 5 = 500

 

KOD 500  - PERJAWATAN / PERKHIDMATAN

 

Nombor dan Perkara Utama :500 – 1 hingga 500 - 26

Meliputi perkara-perkara yang berkaitan dengan perkhidmatan kakitangan dan pelajar (dalam kategori ini menguruskan Hal Ehwal Staf/Kakitangan di UMK). 

No. Utama                  Perkara Utama

 

500 – 1                        Kakitangan - Am

500 – 2                        Anugerah dan Kehormatan - Am

500 – 3                        Anugerah dan Kehormatan - Insentif

500 – 4                        Cuti

500 – 5                        Disiplin

500 – 6                        Gaji

500 – 7                        Kebajikan

500 – 8                        Kehadiran/Kedatangan

500 – 9                        Kemalangan dan Kecederaan

500 – 10                      Kenaikan Pangkat

500 – 11                      Kerja Lebih Masa / Masa Kerja

500 – 12                      Kesihatan dan Perubatan: Perkhidmatan

500 – 13                      Laporan dan Perangkaan - Am

500 – 14                      Laporan dan Kemajuan – Am

500 – 15                      Laporan dan Kemajuan - Rancangan

500 – 16                      Laporan dan Kemajuan – Kursus - Am

500 – 17                      Laporan dan Kemajuan – Kursus - Jabatan

500 – 18                      Penyiasatan, Kajian, Sistem

500 – 19                      Pengambilan Kakitangan / Staf

500 – 20                      Peraturan dan Arahan

500 – 21                      Perhubungan Kakitangan / Staf/Pelajar

500 – 22                      Perjawatan

500 – 23                      Perlantikan

500 – 24                      Persaraan dan Perletakan Jawatan

500 – 25                      Pertukaran dan ’posting’

500 – 26                      Perancangan Tenaga Manusia – Am

 

 

 

500 – 1            KAKITANGAN -  AM

 

Surat menyurat mengenai pentadbiran am aktiviti kakitangan yang tidak terdapat di bawah perkara utama yang lain.  Tidak termasuk surat menyurat mengenai kakitangan perseorang (difailkan dalam fail persendirian

kakitangan).  Meliputi perkara seperti mengambil ikrar,manual kakitangan, urusan pertukaran dan sebagainya.

 

500 – 1/0         Dasar

500 – 1/1         Am

500 – 1/2         Manual Pengurusan Kakitangan

500 – 1/3         Ikrar Perkhidmatan

500 – 1/4         Ikrar Akta Rahsia Rasmi Kerajaan

500 – 1/5         Kakitangan

500 – 1/5/1      Am

500 – 1/5/2      Kumpulan A (Senarai)

500 – 1/5/3      Kumpulan B (Senarai)

500 – 1/5/4      Kumpulan C & D (Senarai)

500 – 1/5/5      Pelajar (Senarai)

500 – 1/6      Percantuman Perkhidmatan Staf

 

 

500 – 2            ANUGERAH DAN KEHORMATAN

 

Surat menyurat mengenai penerimaan, penyampaian dan kehormatan seperti bintang kebesaran dan sebagainya.

 

500 – 2/0         Dasar

500 – 2/1         Am

 

 

500 – 3            ANUGERAH DAN KEHORMATAN - INSENTIF

 

Surat menyurat mengenai pentadbiran rancangan pemberian anugerah atau hadiah kepada kakitangan / staf yang memberi perkhidmatan cemerlang, lama berkhidmat dan berkebolehan, cadangan-cadangan dari

kakitangan untuk memperbaiki operasi pentadbiran termasuk cadangan-cadangan.

 

500 – 3/0         Dasar

500 – 3/1         Am

500 – 3/2         Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

500 – 3/3         Anugerah Jasabakti / Anugerah Lama Berkhidmat

500 – 3/4         Lain-lain Anugerah Kegiatan Peribadi

500 – 3/5         Hadiah Naib Canselor

500 – 3/6         Sijil Dekan

500 – 3/7         Lain-lain Hadiah

 

 

500 – 4            CUTI

 

Polisi dan Panduan mengenai urusan pelbagai jenis cuti seperti cuti rehat, cuti ganti, cuti tahunan, cuti sakit, cuti bersalin, cuti tanpa rekod dan sebagainya.

 

500 – 4/0         Dasar

500 – 4/1         Am

500 – 4/2         Panduan Curti - Am

500 – 4/3         Cuti Tahunan/ Cuti Rehat

500 – 4/4         Cuti Haji

500 – 4/5         Cuti Bersalin

500 – 4/6         Cuti Tanpa Gaji

500 – 4/7         Cuti  Separuh Gaji

500 – 4/8         Cuti Tanpa Rekod

500 – 4/9         Cuti Ganti

500 – 4/10       Cuti Sakit

500 – 4/11/1    Cuti Belajar (StafAkademik)

500 – 4/11/2    Cuti Belajar (Staf Bukan Akademik)

500 – 4/12       Lain-lain Cuti atas budibicara Ketua Jabatan

500 – 4/13       Cuti Para Pelajar

500 – 4/13/0    Am

500 – 4/13/1    Cuti (Sakit)

500 – 4/13/3    Cuti (Hukuman)

500 – 4/13/4    Cuti Tanpa Rekod

500 – 4/13/5   Cuti Belajar

 

 

500 – 5            DISIPLIN

 

Polisi dan acara tindakan tatatertib kerana kesalahan-kesalahan tertentu, lembaga penyiasat, laporan dan sebagainya.

 

500 – 5/0         Dasar

500 – 5/1         Am

500 – 5/2         Tindakan Tatatertib/Pembuangan

500 – 5/3         Pembuangan Kerja

500 – 5/4         Laporan Penyiasatan Tertentu

500 – 5/4/1      Am

500 – 5/4/2      Laporan ...(Nama Laporan)

500 – 5/5         Disiplin dan Tatatertib Pelajar

500 – 5/6         Disiplin dan Tatatertib Kakitangan/Staf

500 – 5/7         Penipuan

 

 

500 – 6            GAJI

 

Surat menyurat mengenai pentadbiran urusan gaji, urusan potongan kenaikan gaji tahunan, skim gaji, pertanyaan dan sebagainya.

 

500 – 6/0         Dasar

500 – 6/1         Am

500 – 6/2         Kenaikan Gaji Am

500 – 6/3         Skim Gaji

500 – 6/4         Pertanyaan Mengenai Skim Perkhidmatan

500 – 6/5         Semakan Gaji Kakitangan Kerajaan

500 – 6/6         Potongan Gaji

500 – 6/7         Penyata Gaji

500 – 6/8         Dasar

500 – 6/9         Sistem Saraan Malaysia (SSM)

500 – 6/10       gaji Khas Untuk Penyandang (KUP)  

 

 

500 – 7            KEBAJIKAN

 

Surat menyurat mengenai perkara moral, ’counselling’, kebajikan dan rekreaksi untuk kakitangan/staf.

 

500 – 7/0         Dasar

500 – 7/1         Am

500 – 7/2         Sukan

500 – 7/3         Rekreaksi

500 – 7/4         Khidmat Nasihat (Kaunseling)

500 – 7/5         Lain-lain Aktiviti Kemudahan Kebajikan

500 – 7/5/1      Am

500 – 7/5/2      Kematian

500 – 7/5/3      Perkahwinan

500 – 7/6         Lain-lain Kemudahan Individu

500 – 7/6/0      Pinjaman Perumahan

500 – 7/6/1      Pinjaman Kenderaan

500 – 7/6/2      Pinjaman Pembelian Komputer

500 – 7/7         Kebajikan Pelajar

 

 

500 – 8            KEDATANGAN / KEHADIRAN

 

Polisi dan panduan mengenai kakitangan, laporan kedatangan dan sebagainya.

 

500 – 8/0         Dasar

500 – 8/1         Am

500 – 8/2         Laporan Kedatangan Staf

500 – 8/3         Laporan Kedatangan Staf

500 – 8/4         Laporan Kad Perakam Waktu

500 – 8/5         Lapor Diri (Staf), tamat pengajian/kursus

500 – 8/6         Lapor Diri (Pelajar) mendaftar diri

 

 

500 – 9            KEMALANGAN DAN KECEDERAAN

 

Surat menyurat mengenai program keselamatan untuk mengurangkan kemalangan, perhubungan dengan agensi-agensi berkenaan mengenai tuntutan pampasan pekerja dan sebagainya.  Kemalangan kenderaan, bot

dan sebagainya.

 

500 – 9/0         Dasar

500 – 9/1         Am

500 – 9/2         Program Keselamatan Pekerja

500 – 9/3         Socso /Perkeso

500 – 9/4         Insuran Bangunan/Nyawa

 

 

500 – 10          KENAIKAN PANGKAT

 

Polisi dan cara urusan kenaikan pangkat kakitangan

 

500 – 1/0         Dasar

500 – 10/1       Am

500 – 10/2       Temuduga Kenaikan Pangkat Kumpulan A & B

500 – 10/3       Temuduga Kenaikan Pangkat Kumpulan C & D

500 – 10/4       Kertas Kerja Laporan Kenaikan Pangkat Kepada JKK

500 – 10/5       Rayuan Kenaikan Pangkat A & B

500 – 10/6       Rayuan Kenaikan Pangkat C & D

 

 

500 – 11          KERJA LEBIH MASA / MASA-MASA KERJA

 

Surat menyurat mengenai masa bekerja, masa-masa untuk mengundi, untuk upacara tertentu, tuntutan-tuntutan kerja lebih masa dan sebagainya.

 

500 – 11/0       Dasar

500 – 11/1       Am

500 – 11/2       Bayaran Kerja Lebih Masa Kakitangan

500 – 11/3       Panduan Masa Kerja/Beban Kerja

500 – 11/4       Lain-lain Kemudahan dan Kerja Lebih Masa

 

 

500 – 12          KESIHATAN DAN PERUBATAN : PERKHIDMATAN

 

Surat menyurat mengenai pemeriksaan doktor, medical check up (x-ray), kajian kesihatan, lembaga perubatan, klinik panel, kemudahan-kemudahan perubatan dan sebagainya.

 

500 – 12/0       Dasar

500 – 12/1       Am

500 – 12/2       Lembaga Perubatan

500 – 12/3       Klinik Panel

500 – 12/4       Doktor Panel & Prosedur

500 – 12/5       Pemeriksaan Perubatan (Surat Jaminan (GL))

500 – 12/6       Rawatan & Tanggungan

500 – 12/7       Perubatan Pergigian

500 – 12/7/1    Am

500 – 12/7/2    Kakitangan

500 – 12/7/3    Pelajar

500 – 12/8       Kesihatan

500 – 12/8/0    Kakitangan

500 – 12/8/1    Pelajar

 

 

500 – 13          LAPORAN DAN PERANGKAAN - AM

 

Laporan dan perangkaan aktiviti kakitangan/staf dan universiti yang tidak terdapat di bawah perkara utama yang lain.

 

500 – 13/0       Dasar

500 – 13/1       Am

500 – 13/2       Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

500 – 13/3       Sasaran Kerja Tahunan

 

 

500 – 14          LATIHAN DAN KEMAJUAN - AM

 

Surat menyurat am mengenai urusan latihan, jadual-jadual latihan, arahan-arahan, polisi, biasiswa-biasiswa dan sebagainya.

 

500 – 14/0       Dasar

500 – 14/1       Am

500 – 14/2       Jadual Latihan

500 – 14/3       Urusan Biasiswa

500 – 14/3/1    Am

500 – 14/3/2    Biasiswa KPT

500 – 14/3/3    Biasiswa SLAB

500 – 14/4       Fail-fail Peribadi

500 – 14/5       Kakitangan/Pelajar

500 – 14/6       Latihan Dalaman

500 – 14/7       Latihan Luar

500 – 14/8       Biasiswa Pelajar

500 – 14/8/0    Dasar

500 – 14/8/1    Am

500 – 14/8/2    PTPTN

 

Kod 500 – 14/4 bukan untuk fail peribadi perkhidmatan

 

 

500 – 15          LATIHAN DAN KEMAJUAN - RANCANGAN

 

Surat menyurat am mengenai program dan jadual latihan keseluruhannya. Termasuk rancangan latihan tahunan dan sebagainya.

 

500 – 15/0       Dasar

500 – 15/1       Am

500 – 15/2       Program Latihan Jangka Panjang

500 – 15/3       Program Latihan Tahunan

500 – 15/4       Kursus-Kursus Luar Kampus

 

 

500 – 16          LATIHAN DAN KEMAJUAN – KURSUS - AM

 

Surat menyurat am mengenai kursus – jenis-jenis kursus, kandungan kursus, rekod kehadiran, laporan penilaian kursus dan cadangan dan sebagainya.

 

500 – 16/0       Dasar

500 – 16/1       Am

500 – 16/2       Latihan/Kursus/Persidangan/Seminar/Bengkel Anjuran UMK

500 – 16/2/0    Dasar

500 – 16/2/1    Am

500 – 16/2/3    Kursus Induksi

500 – 16/2/4    Kursus HROD

500 – 16/2/5    Kursus BTN

500 – 16/2/6    Kursus Kenegaraan

500 – 16/3       Laporan Penilaian Kursus

500 – 16/4       Latihan/Kursus/Persidangan/Seminar/Bengkel Anjuran Luar UMK (Dalam Negeri)

500 – 16/5       Latihan/Kursus/Persidangan/Seminar/Bengkel Anjuran Luar UMK (Luar Negeri)

500 – 16/6       Latihan/Kursus/Persidangan/Seminar/Bengkel di UMK (Dalaman) Anjuran Institusi Luar

500 – 16/6/1    Am

500 – 16/6/2    Britsih Council

 

 

500 – 17          LATIHAN DAN KEMAJUAN – KURSUS - JABATAN

 

Surat menyurat kursus-kursus Jbatan, kandungan kursus, rekod kehadiran, laporan penilaian, komen dan sebagainya seperti kursus kewangan, etc.

 

500 – 17/0       Dasar

500 – 17/1       Am

500 – 17/2       Pengurusan Kewangan

500 – 17/3       Pengurusan Kakitangan

500 – 17/4       Kursus-Kursus Bahasa

500 – 17/5       Kursus Jabatan/Fakulti

500 – 17/6       Laporan Kursus

 

 

500 – 18          PENYIASATAN, KAJIAN, SISTEM

 

Surat menyurat mengenai kajian pengurusan kakitangan / penyiasatan pelajar dan mengenai sistem pengurusan.

 

500 – 18/0       Dasar

500 – 18/1       Am

500 – 18/2       Sistem Maklumat Staf (SMS)

500 – 18/3       Sistem Rekod Perkhidmatan Kakitangan

500 – 18/4       Sistem Rekod Akademik/Maklumat Pelajar

500 – 18/5       Sistem Maklumat Lulusan UMK

 

 

500 – 19          PENGAMBILAN KAKITANGAN / PELAJAR

 

Polisi pengambilan, surat menyurat, iklan jawatan kosong, permohonan, temuduga calon, pengambilan kakitangan/ staf sementara, sambilan, dan sebagainya.

 

500 – 19/0       Dasar

500 – 19/1       Am

500 – 19/2       Iklan Jawatan Kosong

500 – 19/3       Permohonan

500 – 19/4       Temuduga

500 – 19/5       Kakitangan Tidak Tetap

500 – 19/5/0    Am

500 – 19/5/1    Pekerja Harian

500 – 19/5/2    Sambilan

500 – 19/5/3    Sementara

500 – 19/5/4    Kontrak

500 – 19/5/5    Pekerja Khidmat Singkat

500 – 19/5/6    Pinjaman

500 – 19/5/7    Pelantikan Jawatan Giliran

500 – 19/5/8    Pelantikan Pelajar Praktikal

500 – 19/5/9    Pengambilan Tenaga Pakar

500 – 19/6       Kakitangan Tetap

500 – 19/6/1    Kakitangan Tetap - Akademik

500 – 19/6/2    Kakitangan Tetap - Bukan Akademik

500 – 19/6/3    Kakitangan Tetap - Profesor

500 – 19/6/4    Organisasi Staf Baru

 

 

500 – 20          PERATURAN DAN ARAHAN

 

Surat menyurat mengenai arahan-arahan/panduan/peraturan perkhidmatan awam, skim-skim perkhidmatan dan sebagainya.

 

500 – 20/0       Dasar

500 – 20/1       Am

500 – 20/2       Peraturan Universiti Tun Hussein Onn Malaysia

500 – 20/3       Garis Panduan Kakitangan UMK

500 – 20/4       Peraturan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

500 – 20/5       Garis Panduan Jabatan Perkhidmatan Awam

500 – 20/6       Lain-lain Peraturan Peringkat Bahagian, Fakulti, Pejabat/Pusat

500 – 20/7       Pengistiharan Harta

 

500 – 21          PERHUBUNGAN KAKITANGAN / STAF / PELAJAR

 

Surat menyurat mengenai perhubungan kakitangan dengan pihak pengurusan Majlis kerjasama, polisi dan acara mengendalikan rayuan, petition dan rasa tidak puas hati.

 

500 – 21/0       Dasar

500 – 21/1       Am

500 – 21/0       Rayuan / Petition

500 – 21/1       Peti Cadangan

 

 

500 – 22          PERJAWATAN (ESTABLISHMENT)

 

Polisi, surat menyurat mengenai jumlah, gred dan kakitangan perjawatan, peruntukan kakitangan, jumlah tambahan kakitangan untuk pelajar, jumlah kursus dan gred.

 

500 – 22/0       Dasar

500 – 22/1       Am

500 – 22/2       Senarai Perjawatan/Pengambilan

500 – 22/3       Penambahan Kakitangan/Pelajar

500 – 22/4       Pembekuan Perjawatan

500 – 22/5       Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM)

 

 

500 – 23          PERLANTIKAN

 

Polisi, surat menyurat mengenai kenyataan perlantikan, pelantikan memangku, menanggung, tetap, sementara dan sebagainya.

 

500 – 23/0       Dasar

500 – 23/1       Am

500 – 23/2       Pemangkuan Jawatan

500 – 23/3       Penanggungan Jawatan

500 – 23/4       Arahan Menjalankan Tugas

500 – 23/5       Pelantikan Ahli Jawatankuasa

500 – 23/6       Lain-lain Lantikan/Tawaran

 

500 – 24          PERSARAAN, PENGESAHAN, PERLETAKAN DAN LETAK JAWATAN

 

Polisi, surat menyurat mengenai persaraan, pengesahan, meletak jawatan, pembuangan kerja, kakitangan berlebihan dan sebagainya.

 

500 – 24/0       Dasar

500 – 24/1       Am

500 – 24/2       Persaraan/Pencen

500 – 24/3       Penamatan Staf

500 – 24/4       Perletakan Jawatan/Berhenti

500 – 24/5       Pengesahan Jawatan/Lulus

 

 

500 – 25          PERTUKARAN ’POSTING’

 

Polisi, surat menyurat mengenai pertukaran.

 

500 – 25/0       Dasar

500 – 25/1       Am

500 – 25/2       Pertukaran

500 – 25/2/0    Dasar

500 – 25/2/1    Am

500 – 25/2/2    Pertukaran di Jabatan /Fakulti /Pejabat/Pusat

500 – 25/2/3    Pertukaran

500 – 25/3       Nota Serah Tugas

500 – 25/4       Penyerahan Tugas Atas Sebab Pertukaran

 

 

500 – 26          PERANCANGAN TENAGA MANUSIA - AM

 

Surat menyurat mengenai perancangan tenaga manusia, laporan penilaian kakitangan, keperluan tenaga manusia, anggaran keperluan, tenaga manusia dan pengawalan dan sebagainya.

 

500 – 26/0       Dasar

500 – 26/1       Am

500 – 26/0       Perancangan Tenaga Manusia

500 – 26/1       Laporan Penilaian (Pensyarah/Kakitangan)

500 – 26/0       Perancangan dan Laporan

500 – 26/1       Klasifikasi Tenaga Manusia

 

 

 

BAHAGIAN 6

 

KATEGORI 6 = 600

 

KOD 600  - FUNGSI-FUNGSI UTAMA / KHAS

 

Nombor dan Perkara Utama :600 – 1 hingga 600 - 11

Meliputi perkara utama atau khas yang hanya dijalankan oleh bahagian tertentu atau kumpulan organisasi tertentu dan tidak melibatkan lain-lain organisasi yang tidak menguruskannya.

Contoh        : Kajian-kajian

Ia menguruskan Hal Ehwal Kurikulum, Hal Ehwal Kurikulum hanya      melibatkan organisasi akademik.  Misalnya ia tidak melibatkan Pejabat Pendaftar.

No. Utama                  Perkara Utama

 

600 – 1                        Hal Ehwal Peribadi Perkhidmatan

600 – 2                        Hal Ehwal Peperiksaan

600 – 3                        Hal Ehwal Kurikulum

600 – 4                        Hal Ehwal Ko-Kurikulum

600 – 5                        Hal Ehwal Penyelidikan

600 – 6                        Hal Ehwal Pengurusan Perpustakaan

600 – 7                        Hal Ehwal Kegiatan Kakitangan

600 – 8                        Hal Ehwal Kegiatan Arkib

600 – 9                        Hal Ehwal Perubatan

600 – 10                      Pengurusan Kualiti

600 – 11                      Hal Ehwal Audit

 

600 – 1            HAL EHWAL PERIBADI PERKHIDMATAN

 

Meliputi semua surat menyurat yang dialamatkan untuk peribadi tertentu.

 

600 – 1/0         Dasar

600 – 1/1         Am

600 – 1/2         Fail-Fail Peribadi Kakitangan/Staf Akademik

600 – 1/3         Fail-Fail Peribadi Kakitangan/Staf Bukan Akademik

600 – 1/3/1      Am

600 – 1/3/2      Fail-Fail Peribadi Kakitangan/Staf Kumpulan A Bukan Akademik

600 – 1/4         Fail-Fail Peribadi Pelajar

 

 

600 – 2            HAL EHWAL PEPERIKSAAN

Meliputi hal ehwal pengurusan peperiksaan seperti penyediaan soalan, jadual waktu peperiksaan, semakbaca dan sebagainya.

 

600 – 2/0         Dasar

600 – 2/1         Am

600 – 2/2         Peperiksaan Kakitangan/Staf

600 – 2/2/1      Peperiksaan Perkhidmatan

600 – 2/2/2      Peperiksaan PTK

600 – 2/3/1      Keputusan Peperiksaan Pelajar

600 – 2/3/2      Tempahan Ruang Peperiksaan Pelajar

600 – 2/3/3      Pembetulan Keputusan Peperiksaan Pelajar

 

 

600 – 3            HAL EHWAL KURIKULUM

 

Meliputi hal ehwal kurikulum UMK termasuk penubuhan kursus-kursus baru dan sebagainya.

 

600 – 3/0         Dasar

600 – 3/1         Am

600 – 3/2         Kurikulum Peringkat Sijil

600 – 3/3         Kurikulum Peringkat Diploma Ijazah

600 – 3/4         Kurikulum Peringkat Diploma

600 – 3/5         Kursus-kursus Luaran

600 – 3/6         Lain-lain Kursus

600 – 3/7         Kelendar Akademik

600 – 3/8         Kemasukan/ Pendaftaran Pelajar UMK

600 – 3/9         Tarik Diri

600 – 3/10       Tangguh Pengajian

600 – 3/11        Pengajian Siswazah

600 – 3/12        Penyeliaan Pelajar

600 – 3/13         Pertukaran Program Pengajian

 

 

600 – 4           HAL EHWAL KO-KURIKULUM

Meliputi hal ehwal ko-kurikulum yang dilaksanakan di UMK termasuk pelaksanaan dan pemberhentian sesuatu ko-kurikulum.

 

600 – 4/0         Dasar

600 – 4/1         Am

600 – 4/2         Sukan

600 – 4/3         Kebudayaan

 

600 – 5            HAL EHWAL PENYELIDIKAN

 

Meliputi hal ehwal penyelidikan sahaja.  Hal Ehwal Pentadbiran proses penyelidikan sila semak tajuk 100 – 500.

 

600 – 5/0         Dasar

600 – 5/1         Am

600 – 5/2         Penyelidikan Akademik

600 – 5/3         Penyelidikan Bukan Akademik

 

 

600 – 6            HAL EHWAL PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

 

Meliputi pengurusan harian sebuah perpustakaan dalam proses perkhidmatan dengan pengguna.  Untuk bekalan buku dan lain-lain koleksi, lihat kod 300 – 1/4.

 

600 – 6/0         Dasar

600 – 6/1         Am

600 – 6/2         Perolehan

600 – 6/3         Katalog

600 – 6/4         Edaran

600 – 6/5         Perkhidmatan Pembaca/Maklumat

600 – 6/6         Koleksi

600 – 6/7         Teknologi Maklumat

 

 

600 – 7            HAL EHWAL KEGIATAN KAKITANGAN / STAF

 

Meliputi hal ehwal kegiatan khas/luar oleh kakitangan secara individu.

 

600 – 7/0         Dasar

600 – 7/1         Am

600 – 7/2         PALAPES

 

 

600 – 8            HAL EHWAL KEGIATAN ARKIB

 

600 – 8/0         Dasar

600 – 8/1         Am

600 – 8/2         Koleksi Am

600 – 8/3         Jadual Pemisahan

600 – 8/4         Senarai Pemindahan

600 – 8/5         Senarai Inventori

 

 

600 – 9            HAL EHWAL PERUBATAN

 

600 – 9/0         Dasar

600 – 9/1         Am

 

 

600 – 10          HAL EHWAL PENGURUSAN KUALITI

 

600 – 10/0       Dasar

600 – 10/1       Am

600 – 10/2       Jawatankuasa Kualiti

600 – 10/3       Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

600 – 10/4       5S

600 – 10/5       KMK

600 – 10/6       Audit

600 – 10/7       Audit Luar ISO

600 – 10/8       Pengukuran

600 – 10/9       Penyelidikan

600 – 10/10     Audit Kualiti Pentadbiran

600 – 10/11     Audit Kualiti Akademik

600 – 10/12     Anugerah Kualiti UMK

600 – 10/13     Perancangan Strategik / Operasi

600 – 10/14     ISO

600 – 10/15     ISO 9000

600 – 10/16     Laporan Prestasi Program Kualiti

600 – 10/17     Maklumbalas Pelanggan

600 – 11          HAL EHWAL AUDIT

 

600 – 11/0       Dasar

600 – 11/1       Am

600 – 11/2       Auditan Kewangan & Pengurusan Universiti